Informativa Beneficiari

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INFORMATIVA AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI RIVOLTA AI BENEFICIARI DEI SERVIZI EASYWELFARE EDENRED AI SENSI DEL REGOLAMENTO (UE) 2016/679 (“GDPR”).

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO

EDENRED ITALIA S.R.L, con sede legale in Via G.B. Pirelli 18, 20124 Milano P.IVA 09429840151, codice fiscale e numero di iscrizione nel Registro delle Imprese di Milano n. 01014660417, capitale sociale 5.958.823,00 i.v., società soggetta a direzione e coordinamento di EDENRED S.A. (166-180 boulevard Gabriel Perì, 92240 Malakoff, Francia), è il titolare del trattamento dei Suoi dati personali (in seguito “Edenred” o il “Titolare”).

2. DEFINIZIONE DI DATI PERSONALI E INFORMAZIONI RELATIVE ALLE FINALITA’ DI TRATTAMENTO

2.1 Ai sensi del GDPR per dato personale si intende: “qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile; si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale.” (in seguito i “Dati Personali” o “Dati”). Edenred acquisisce i Suoi Dati Personali – e in talune ipotesi quelle dei Suoi familiari- direttamente, nella fase di registrazione a uno dei Portali inerenti i servizi: (i) sottesi ai titoli di legittimazione emessi dalla stessa; (ii) relativi alla gestione del Suo Piano di Welfare; (iii) finalizzati alla rendicontazione della Sua nota spese (in seguito i “Servizi”) oppure, indirettamente, tramite l’Azienda di cui Lei è dipendente/collaboratore o assimilato per gestire uno o più dei predetti Servizi, in esecuzione del Suo rapporto di lavoro con l’Azienda stessa.

2.2 Le finalità sono le seguenti:

  • erogazione dei Servizi;
  • adempimento di eventuali obblighi amministrativi e fiscali derivanti dall’erogazione dei Servizi;
  • previa opportuna identificazione dell’Utente Beneficiario del servizio, attività di assistenza sia in ambito di “customer service”, sia di “back office”;
  • invio di comunicazioni istituzionali e di informazioni di servizio;
  • invio di comunicazioni contenenti informazioni relative ai Servizi disponibili;
  • adempimento di obblighi previsti dalla Legge italiana, da un provvedimento, da un regolamento, dalla normativa comunitaria o da un ordine dell’Autorità;
  • esercizio dei diritti del Titolare, ad esempio il diritto di difesa in giudizio.

Si precisa che per tali finalità, il conferimento dei Dati ha natura obbligatoria in quanto diversamente Edenred potrebbe trovarsi nella oggettiva impossibilità di erogare i Servizi o osservare obblighi di legge o contrattuali (Art. 6 Comma 1 Lettera f) del Regolamento). Sarà onere di Edenred fornire idonea comunicazione qualora intendesse utilizzare tali dati conferiti per finalità diverse da quelle indicate, tramite pubblicazione di un aggiornamento della presente informativa sul sito www.edenred.it.

2.3 Inoltre, sulla base di un Suo esplicito consenso, Edenred potrebbe trattare i Dati Personali per finalità di (i) marketing / statistiche e/o (ii) profilazione, al fine di inviarLe e-mail, posta e/o sms e/o contatti telefonici inerenti informazioni di natura commerciale concernenti speciali promozioni e nuovi prodotti e/o servizi o, qualora abbia fornito espressamente il consenso, per analizzare le abitudini o scelte di consumo al fine di proporre un servizio sempre più personalizzato ed in linea con i Suoi interessi, attraverso anche attività di survey con la finalità di analisi del gradimento del Servizio e di customer satisfaction. Si precisa che per entrambe tali finalità, il conferimento dei dati è di natura facoltativa. Può quindi decidere di non conferire alcun dato o di negare successivamente la possibilità di trattare i dati già forniti, senza tra l’altro avere conseguenze negative sull’erogazione dei servizi: in tale caso, però, non potrà ricevere comunicazioni di natura commerciale da Edenred Italia S.r.l.

2.4 In riferimento all’eventuale acquisizione, Suo tramite, di alcuni Dati Personali dei Suoi familiari, la invitiamo a fornire loro la presente informativa e ad agire previo consenso degli stessi prima di inserire tali informazioni sui Portali di Edenred, con la precisazione che Lei resta il solo responsabile nel caso in cui tali attenzioni non siano seguite e / o talune informazioni inserite non siano corrette.

3. MODALITA’ DI TRATTAMENTO DEI DATI

Il trattamento dei Dati Personali è realizzato in modo lecito, corretto e trasparente, tutelando la Sua riservatezza e i Suoi diritti, ai soli fini dell’erogazione dei Servizi, anche tramite comunicazione a Terzi all’uopo designati, e con le seguenti modalità: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, testing, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati.

I Dati Personali vengono trattati con strumenti sia cartacei che elettronici e/o automatizzati, in ogni caso idonei a garantire la loro sicurezza.

4.TRASFERIMENTO DEI SUOI DATI SUL TERRITORIO UE E EXTRA UE E ALL’AZIENDA

4.1 Edenred comunicherà i Suoi Dati Personali, per finalità riconducibili a quelle indicate all’art. 2.2 (mentre per quelle indicate all’art. 2.3 unicamente in caso di espressione del consenso) a:

  • soggetti terzi situati su territorio UE e Extra UE e appositamente nominati, da parte del Titolare, Responsabili Esterni del Trattamento;
  • personale del Gruppo Edenred direttamente autorizzato dal Titolare;
  • al Responsabile della Protezione dei dati di seguito citato;
  • Società del Gruppo Edenred;

4.2 Inoltre, in caso di adesione al servizio di Welfare aziendale, i Suoi Dati Personali potranno essere comunicati alla Cassa Easy Welfare (nel caso di attivazione del servizio inerente i rimborsi legati alle prestazioni sanitarie ai sensi del Decreto del Ministero del Lavoro, della Salute e delle Politiche Sociali del 27 ottobre 2009), sia su territorio UE, ovvero su territorio Extra UE, ai sensi degli Artt. 44, 45, 46 e 49 Comma 1 Lett. a) e c) del Regolamento UE 679/2016. In tal senso, si conferma che:

  • particolare attenzione sarà prestata al rispetto delle misure di sicurezza previste dalla Legislazione per il trattamento dei dati cui il Titolare potrebbe venire a conoscenza nell’ambito e per le finalità di esecuzione e gestione dei servizi erogati attraverso il portale in oggetto;
  • i dati trasferiti su territorio extra europeo verranno gestiti direttamente presso il Responsabile Esterno nominato (EW Innovation con sede di Albania, che ha sottoscritto le clausole contrattuali standard) applicando tutte le prescrizioni previste dal Regolamento UE 679/2016 e dalle direttive del Titolare del Trattamento sotto il suo diretto controllo;
  • per attività di survey con finalità di analisi del gradimento del processo di welfare, di miglioramento del servizio e di customer satisfaction sono utilizzati specifici tool di user testing per i quali è garantito il corretto trattamento dei dati sulla base di informative dedicate e decisioni di adeguatezza (Art. 45) confermate dall’Autorità Garante dell’Unione Europea.

Si precisa che, ai sensi della Circolare n° 5/E della Direzione Centrale Coordinamento Normativo dell’Agenzia delle Entrate del 29/03/2018, Punto 4.11 – Rimborsabilità delle spese sostenute nei precedenti periodi d’imposta e conservazione della documentazione, i Dati Personali forniti attraverso l’accesso al Portale EasyWelfare Edenred per le finalità sopra definite potranno essere comunicati al Datore di Lavoro dell’Interessato in quanto risulta necessario che quest’ultimo acquisisca e conservi la documentazione comprovante l’utilizzo delle somme da parte del dipendente coerentemente con le finalità per le quali sono state corrisposte. In questi casi la responsabilità del trattamento e della protezione di tali dati trasferiti o messi a disposizione su richiesta passerà in carico al Datore di Lavoro stesso che avrà l’obbligo del rispetto delle prescrizioni di cui al Regolamento UE 679/2016.

4.3. L’elenco completo dei soggetti Responsabili Esterni del Trattamento è costantemente aggiornato ed è disponibile presso la sede del Titolare e, in ogni caso richiedibile scrivendo ai contatti indicati all’art. 7.

5. TEMPO DI CONSERVAZIONE APPLICABILE

Edenred tratterà i Suoi Dati Personali dal momento della loro acquisizione per le finalità di cui al punto n. 2.2. fino a dieci anni successivi alla fine del rapporto contrattuale (“End of Purpose”), anche in ottemperanza a quanto disposto ai sensi degli artt. 2214 e 2220 del Cod. Civ .

I Dati Personali trattati per le finalità di cui al punto n. 2.3., a partire dalla End of Purpose saranno invece definitivamente cancellati entro i tre anni successivi la scadenza del Contratto.

6. I SUOI DIRITTI IN QUALITÀ DI INTERESSATO DEL TRATTAMENTO

Dal momento in cui Edenred è in possesso ed elabora i Suoi Dati Personali, Lei, in qualità di interessato del trattamento, potrà esercitare i seguenti diritti:

  • Diritto di accesso – Lei ha il diritto di ottenere la conferma circa l’esistenza o meno di un trattamento concernente i Suoi Dati, nonché il diritto di ricevere ogni informazione relativa al medesimo trattamento;
  • Diritto alla rettifica – Lei ha il diritto di ottenere la rettifica dei Suoi Dati in nostro possesso, qualora gli stessi siano incompleti o inesatti;
  • Diritto alla cancellazione – in talune circostanze, Lei ha il diritto di ottenere la cancellazione dei Suoi Dati presenti all’interno dei nostri archivi;
  • Diritto alla limitazione del trattamento – al verificarsi di talune condizioni, Lei ha il diritto di ottenere la limitazione del trattamento concernente i Suoi Dati;
  • Diritto alla portabilità – Lei ha il diritto di ottenere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i Suoi Dati Personali e ha il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza impedimenti;
  • Diritto di opposizione – Lei ha il diritto di opporsi al trattamento dei Suoi Dati;
  • Diritto di proporre reclamo Lei ha diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo nell’ipotesi in cui i suoi dati siano stati trattati in violazione al GDPR.

7. MODALITA’ DI ESERCIZIO DEI DIRITTI

Potrà in qualsiasi momento esercitare i diritti di cui al punto 6. inviando una comunicazione ad Edenred Italia S.r.l. all’indirizzo e-mail: dpo.italia@edenred.com o scrivendo a Edenred Italia S.r.l. Via G.B. Pirelli n. 18, 20124 Milano, alla c.a. della Direzione Affari Legali, con l’invito di rilasciare anche i riferimenti necessari per darLe un riscontro.

8. CONTATTI DEL DPO

Le precisiamo che il DPO (Responsabile della Protezione dei Dati), nominato da Edenred Italia S.r.l., è contattabile scrivendo al seguente indirizzo e. mail: dpo.italia@edenred.com

9. AGGIORNAMENTO INFORMATIVA

La presente Informativa potrà essere soggetta ad aggiornamenti o modifiche, soprattutto in virtù dell’entrata in vigore di nuove eventuali direttive dell’Autorità competente. L’informativa, come di vota in volta aggiornata, sarà disponibile sul sito www.edenred.it, nella sezione “Privacy”.

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