Smart working e benessere dei dipendenti: come migliorare la produttività

La pandemia ha dato un notevole impulso allo smart working, concetto che, spesso, è stato confuso con il lavoro da casa. Con smart working si intende, invece, la modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato, scevra da precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, grazie all’utilizzo di strumenti tecnologici. Per la maggior parte dei lavoratori, però, lo smart working non ha significato lavorare da qualunque posto o nel momento più congeniale, ma farlo essenzialmente dalla propria abitazione, mantenendo spesso gli orari di ufficio o arrivando persino a prolungarli.

Ma come lo smart working nel 2023 può incentivare la produttività della tua azienda? Rispettando l’equilibrio vita-lavoro dei tuoi dipendenti e inserendolo a pieno titolo nel welfare aziendale? Ne parliamo in questo articolo, esaminando i dati e suggerendo alcuni modus operandi.

A fine febbraio è stata approvata la Legge di conversione del cosiddetto Decreto Milleproroghe, che contiene, tra le altre cose, anche il prolungamento dei termini (e la reintroduzione) dello smart working per soggetti fragili, per i quali la nuova legge prevede la possibilità di effettuare la prestazione in modalità agile fino al 30 giugno 2023.

Questa è, infatti, la data fino alla quale viene estesa la possibilità per le persone con fragilità, tanto nel settore pubblico quanto in quello privato, di svolgere la prestazione lavorativa in modalità agile, ovvero in smart working.
Fino alla stessa data è stato, inoltre, reintrodotto il diritto allo smart working a beneficio dei genitori lavoratori dipendenti con figlie e figli minori di 14 anni. Questo diritto si applica purché il lavoro agile sia compatibile con le caratteristiche della prestazione e in seguito alla stipula di un accordo individuale.
Ricordiamo che lo smart working nella pubblica amministrazione e per i dipendenti pubblici, invece, è riservato soltanto in caso di riconosciuta fragilità.

Stando a quanto emerso dall’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano, che ha condotto un’approfondita ricerca sullo smart working, i lavoratori da remoto, in totale, sono in diminuzione: se ne contano quasi 500 mila in meno anno su anno.
Questo dato è dovuto principalmente alle Pubbliche Amministrazioni e alle PMI, mentre nelle grandi imprese il fenomeno si mantiene in costante crescita. Sempre secondo la ricerca del Politecnico, la percentuale delle grandi imprese italiane che ricorre allo smart working supera addirittura il 90%.

Gli elementi più interessanti che emergono dalla ricerca però sono altri: lo smart working porta a un incremento di produttività e il lavoro agile permette ad aziende e lavoratori di ottenere risparmi economici non indifferenti:

• circa 500 euro l’anno a postazione per le aziende;
• circa 600 euro netto per i lavoratori, considerando anche i costi legati all’energia utilizzata per approntare una postazione di lavoro da casa.

Le buone notizie non finiscono qua. Anche l’ambiente trae benefici dallo smart working: come emerge dalla ricerca, si stima una riduzione delle emissioni di CO2 di circa 450 kg annui a persona.

Questo dato tiene in considerazione:

• la riduzione degli spostamenti delle persone per raggiungere le sedi lavorative;
• le minori emissioni generate dagli edifici aziendali che hanno adottato lo smart working;
• le emissioni addizionali provenienti dalle abitazioni dei lavoratori.

Lo smart working, come detto, non si riduce semplicemente al fatto che i lavoratori possono lavorare da casa, ma deve essere un approccio manageriale fondato sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati. Se, dunque, al lavoratore venisse concessa la giusta flessibilità, il lavoro agile avrebbe il pregio di incidere realmente sul benessere delle persone.

Eseguire le proprie mansioni da casa seguendo l’orario di ufficio non significa, quindi, fare smart working, ma remote working. Anche se può sembrare una banalità, la differenza tra queste due modalità è determinante in termini di benessere delle persone.

La ricerca svolta dall’Osservatorio del Politecnico, attualmente aggiornata al 2022, fotografa una situazione ma non esaurisce il proprio lavoro di studio sull’evoluzione delle modalità lavorative.

Nel corso del 2023 l’Osservatorio stesso monitorerà il ricorso allo smart working nel nostro Paese da parte di grandi imprese, PMI e pubbliche amministrazioni, identificando le best practice a livello nazionale e internazionale. Cercherà, inoltre, di capire il reale numero degli smart worker in Italia, quali sono le tecnologie digitali a supporto dello smart working e le possibili applicazioni di nuove tecnologie innovative nell’evoluzione del modo di lavorare, come, ad esempio, l’Intelligenza Artificiale, la Realtà Aumentata, il Metaverso, la connettività 5G, etc. 

Sarà importante, inoltre, approfondire l‘evoluzione degli spazi di lavoro, all’interno, così come all’esterno delle sedi aziendali, osservando la diffusione di luoghi come i coworking e i business center. 

Pur essendo necessario un tempo di monitoraggio più lungo, è necessario anche cercare di capire l’impatto dello smart working in termini di sostenibilità ambientale, sociale ed economica per aziende e lavoratori.

Grande attenzione, infine, andrà data all’evoluzione di nuovi servizi di welfare aziendale in grado di stimolare il benessere e l’engagement dei lavoratori. Lavorare da remoto, senza però avere altre forme di flessibilità, non determina infatti di per sé benefici in termini di benessere personale e organizzativo.

I più alti livelli di benessere si registrano, invece, attraverso lo smart working “vero” e flessibile, che determina non solo un maggiore work-life balance, ma anche una maggiore produttività aziendale.

E come fare affinché sia davvero smart working? Ecco alcuni suggerimenti. 

Lo smart working piace e funziona. Vero, ma anche il lavoro agile presenta dei rischi. Tra questi, l’alienazione e l’ottimizzazione della giornata lavorativa.

È fondamentale creare momenti di confronto con il dipendente per sapere come sta andando e per accogliere le sue riflessioni o eventuali rimostranze. E questo andrebbe fatto periodicamente: servirà alla tua azienda per testare il polso della situazione.

È importante poi rivedere l’intera organizzazione del lavoro: non più scandita da orari prestabiliti, ma strutturata per obiettivi.
Fortunatamente, oggi abbiamo a disposizione diversi strumenti tecnologici che semplificano lo smart working: ecco, ad esempio, alcuni software che possono aiutare la tua azienda a tenere sotto controllo le attività e a comunicare in modo più veloce con dipendenti e collaboratori:

• Trello, aiuta a mantenere sotto controllo i timing delle attività;
• Asana, consente di gestire e condividere team e progetti;
• Microsoft Teams, per chat e video conferenze efficaci;
• Slack, per organizzare le chat in topic specifici e inviare messaggi istantanei;
• Miro, ottimo per attività di brainstorming;
• Zoom, in alternativa a Teams per conferenze e riunioni online.

Diventa importante anche guardare al di là del lavoro: non dovrebbero poi mancare i momenti conviviali necessari in smart working per ridurre quel senso di isolamento e l’ansia che anche l’Osservatorio del Politecnico ha analizzato come sembrano essere sentimenti più ricorrenti.

Ora che non ci sono più restrizioni legate alla pandemia è possibile organizzare aperitivi condivisi o pause caffè di gruppo, contest aziendali e altre attività che possono aiutare anche in termini di produttività: il dipendente si sente più coinvolto e tende a lavorare meglio.

Collegato a quanto detto sopra, la collaborazione deve essere favorita in ogni modo e mai data per scontata.

In primis scegliendo le piattaforme più adatte al tuo tipo di azienda e ai collaboratori che vanno in primo luogo testate e poi proposte ai dipendenti. Più che la scelta tra Microsoft Teams, Google Meet o Zoom, bisogna capire qual è il grado di preparazione digitale, quali sono le necessità e solo successivamente scegliere lo strumento.

La maggior parte degli studi portano alla conclusione che la produttività in azienda, così come nello smart working, dipenda dall’atteggiamento delle persone verso il proprio lavoro, che la motivazione sia condizionata dal morale: se i collaboratori sono più soddisfatti, saranno anche più disponibili a impegnarsi e a produrre secondo i tempi e gli obiettivi fissati.

Se la produttività aumenta, però, il vantaggio non è solo dell’azienda, ma anche del dipendente. Alcune ricerche ipotizzano, infatti, che più si diventa produttivi, più aumentano le possibilità di avere, in prospettiva, un reddito più alto. 

Uno studio dell’Università del Kent, nel Regno Unito, sostiene che la flessibilità aumenta le possibilità di accrescere il proprio reddito in nome della maggiore produttività garantita. Una prospettiva auspicata più dagli uomini, mentre le donne vedono nello smart working una preziosa occasione per ottenere un maggiore work-life balance, ovvero un equilibrio tra vita privata e lavorativa.

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