Le sfide HR 2026: semplificare il lavoro, governare l’IA e rendere il welfare sempre più accessibile

Procedure burocratiche, riunioni non necessarie, task ripetitivi, notifiche continue e informazioni disperse tra troppi canali: queste le attività che consumano tempo, energie e attenzione. Accanto a questi aspetti, l’Intelligenza Artificiale mette in discussione alcune certezze e porta con sé nuove esigenze: investire sulle competenze, sentirsi riconosciuti e capire quale può essere il proprio futuro professionale.

Le sfide HR nel 2026 riguardano quindi la capacità di semplificare, ascoltare, favorire un’esperienza quotidiana di lavoro più sostenibile e, in questo contesto, fare in modo che il welfare aziendale diventi una leva di fiducia: accessibile, utile e capace di rispondere a bisogni diversi in maniera concreta.

Grazie all’Osservatorio Welfare Edenred 2026, che integra l’analisi Edenred su 5.500 aziende e 870.000 beneficiari con due indagini Ipsos Doxa su 1.000 lavoratori dipendenti e 200 HR manager, è possibile capire dove si concentrano oggi le principali sfide per aziende e Risorse Umane. 

Vediamole insieme.

Che alcune attività consumino tempo ed energie non è solo una percezione: emerge anche dai dati. Secondo gli HR manager coinvolti nell’Osservatorio Welfare Edenred 2026, sono molti i cosiddetti “time wasters” che compromettono l’organizzazione aziendale.

Al primo posto ci sono le procedure burocratiche, indicate dal 32% del campione, a seguire le riunioni non necessarie, al 17%, e le attività ripetitive, al 16%. Pesano poi chat e notifiche continue, all’11%, la difficoltà nel reperire le informazioni corrette sui diversi canali, sempre all’11%, e il sovraccarico di strumenti digitali, al 9%.

La fotografia si arricchisce di ulteriori elementi se si considera anche il punto di vista dei dipendenti: anche per loro le procedure burocratiche consumano tempo ed energia, lo dice il 27% degli intervistati. Seguono le riunioni non necessarie, al 22%, i task ripetitivi, al 14%, la difficoltà nel reperire le informazioni corrette, all’11%, chat e notifiche continue, al 10%, e il sovraccarico di tool digitali, al 5%.

Dipendenti e HR sono quindi d’accordo sul fatto che la produttività – e di conseguenza anche il benessere al lavoro – dipendano anche dalla capacità di eliminare frizioni, duplicazioni, passaggi inutili e attività che assorbono energia senza generare valore e non solo da obiettivi, performance e strumenti digitali.

Questi dati raccontano anche una forma di fatica di cui si parla sempre più spesso: la cosiddetta office fatigue, o buro-fatigue. Una fatica che sì, ha a che fare con il carico di lavoro in sé, ma soprattutto coincide con quella stanchezza che nasce quando le persone devono muoversi ogni giorno tra procedure lente, riunioni poco utili, passaggi ridondanti, notifiche continue e informazioni disperse. Una fatica che non dipende solo dal carico di lavoro, ma anche dal modo in cui il lavoro stesso viene progettato ogni giorno. 

Per HR e aziende, quindi, la sfida è ridurre gli attriti: semplificare i processi, rendere le informazioni più accessibili, alleggerire la burocrazia interna e ridurre tutto ciò che interrompe, rallenta o appesantisce il lavoro quotidiano.

Dai time wasters all’impatto dell’IA, le sfide HR richiedono nuove risposte. Scoprile nell’Osservatorio Welfare Edenred 2026. 

L’Intelligenza Artificiale è già entrata in molte aziende, come conferma il campione HR: circa 6 imprese su 10 hanno già adottato strumenti o soluzioni di IA a supporto delle attività quotidiane. Un’integrazione ormai avviata, sebbene non uniforme tra tutte le organizzazioni. Ma al di là della presenza in azienda, come si riflette l’introduzione di questa tecnologia sulle persone?

Dal lato dei lavoratori, la preoccupazione esiste ma non coincide solo con la paura di essere sostituiti dall’Intelligenza Artificiale. Il 28% teme di diventare obsoleto o che le nuove tecnologie possano renderlo “superato”, ma a pesare di più è la domanda di futuro professionale. Il 68% vorrebbe, infatti, che l’azienda investisse maggiormente sul proprio percorso e il 63% sente l’esigenza di migliorare e potenziare le proprie competenze.

Per questo, dai dati dell’Osservatorio, emerge non solo la FOBO – Fear Of Becoming Obsolete (paura di diventare obsoleti) – ma una richiesta più ampia: capire come cambierà il lavoro, quali competenze serviranno e quale spazio avranno le persone dentro questa trasformazione.

I dati dell’Osservatorio mostrano che la trasformazione tecnologica apre anche una questione di riconoscimento. Se le persone chiedono di poter crescere e aggiornarsi, è altrettanto importante che le loro capacità siano riconosciute e apprezzate per sentirsi motivate, come dichiara il 59% dei dipendenti. Torna, quindi, il tema della motivazione legato all’engagement e al futuro professionale.

Il 57% riconosce nella flessibilità, come smart working e lavoro da remoto, un aiuto concreto a vivere e lavorare meglio. Allo stesso tempo, il 53% fatica a trovare un giusto equilibrio tra lavoro e vita privata e il 39% non ha un’idea chiara del proprio percorso di crescita all’interno dell’azienda.

In tale prospettiva, il welfare aziendale può andare oltre il suo essere un importante sostegno al potere d’acquisto e diventare una leva per rafforzare occupabilità, competenze e fiducia.

Un’altra sfida HR riguarda, infatti, l’accessibilità del welfare. I dati sulla presenza di un piano welfare strutturato sono sicuramente positivi: il 44% dei dipendenti dichiara che la propria azienda l’ha adottato. E lato HR, quasi 7 aziende su 10 dichiarano di avere un piano.
Numeri, quindi, positivi, che chiamano un altro concetto, sempre più importante al giorno d’oggi: la possibilità che il piano welfare non sia solo presente, ma anche e soprattutto utilizzato.

E per far sì che questo succeda, conta tantissimo la comunicazione in merito, che non sempre è così diffusa: solo il 51% dei dipendenti, infatti, si sente informato sulle soluzioni di welfare aziendale. La quota sale al 68% tra chi lavora in aziende con un piano welfare, mentre scende al 40% tra chi non ne beneficia.

Anche i dati sull’utilizzo dei benefit confermano che gli strumenti più efficaci sono quelli più semplici da riconoscere e da usare. I buoni pasto sono utilizzati dal 45% del campione, seguiti dai servizi per la salute, al 29%, e dalla flessibilità e organizzazione del lavoro, al 25%. Restano invece più marginali i servizi alla persona e ai familiari, utilizzati dal 3%, e i rimborsi per affitti o interessi passivi sul mutuo, rispettivamente all’1% e al 2%.

Per gli HR, quindi, la sfida è passare da un welfare presente a un welfare davvero vissuto: più immediato da capire e vicino ai momenti di vita delle persone.
Se il welfare è coerente con i bisogni reali, può alimentare fiducia; se resta frammentato o poco comunicato, rischia invece di non produrre valore. 

Secondo l’Osservatorio Welfare Edenred 2026, le principali sfide HR riguardano la riduzione della complessità organizzativa, la gestione dei time wasters, l’impatto dell’intelligenza artificiale, lo sviluppo delle competenze, la motivazione delle persone e la costruzione di un welfare aziendale sempre più accessibile, semplice e vicino ai bisogni reali.

La paura esiste, ma non è l’unico elemento da considerare: secondo l’Osservatorio Welfare Edenred 2026, il 28% dei dipendenti teme di diventare obsoleto o “superato” a causa delle nuove tecnologie. Allo stesso tempo, però, il 68% vorrebbe che l’azienda investisse di più sul proprio futuro professionale e il 63% sente il bisogno di migliorare e potenziare le proprie competenze.

Il welfare aziendale può contribuire al benessere delle persone, ma non basta da solo a ridurre lo stress da lavoro. I dati dell’Osservatorio mostrano che il benessere dipende anche dall’organizzazione quotidiana: procedure burocratiche, riunioni non necessarie, task ripetitivi, notifiche continue e informazioni disperse sono time wasters che consumano tempo ed energie. Per questo il welfare funziona meglio quando si accompagna a processi più semplici e a una migliore qualità del lavoro.