Buoni pasto cartacei o digitali: non sai quali scegliere? Scoprilo nella nostra guida

Con il costo della vita che continua a pesare sui bilanci familiari e stipendi che non hanno ancora recuperato del tutto il terreno perso negli ultimi anni, per molte aziende il tema non è più se riconoscere i buoni pasto a dipendenti e collaboratori, ma scegliere il formato più comodo e conveniente.

Non è solo una questione di supporto: buoni pasto cartacei ed elettronici (o digitali) cambiano per gestione, esperienza d’uso e, soprattutto, per la soglia di esenzione fiscale.

In più, La Legge di Bilancio 2026 ha stabilito l’aumento della soglia esentasse per i buoni pasto elettronici da 8 a 10 euro, che rende la scelta del formato ancora più rilevante.

Se stai valutando di introdurre i buoni pasto o di continuare a riconoscerli, ma non hai ancora una direzione chiara, qui trovi un confronto pratico e alcuni scenari tipici per arrivare a una scelta ragionata, che funzioni nella pratica per tutti: HR, amministrazione e persone in azienda.

Prima di tutto, facciamo un confronto buoni pasto cartacei vs buoni pasto digitali (o elettronici) per capire quali sono le differenze sostanziali.

Il buono pasto cartaceo esiste da molto tempo: in Italia è stato introdotto nel 1976 da Edenred.
È un formato molto conosciuto e, nella pratica, funziona così: i buoni sono raccolti in un carnet da cui si staccano di volta in volta quelli da usare. Per utilizzarli in bar, ristoranti, supermercati e altri esercizi convenzionati è necessario averli con sé e consegnarli fisicamente in cassa.

Il buono pasto digitale (o elettronico) è l’evoluzione naturale del cartaceo: il credito viene caricato su una carta ricaricabile, simile a una carta di pagamento, oppure gestito tramite app, come nel caso dell’app Ticket Restaurant®.

La differenza, però, non si ferma certo al formato. Cambiano anche aspetti che incidono sull’esperienza di aziende e dipendenti: il digitale riduce la parte “logistica” (spedizioni, consegna, distribuzione) e rende più semplice tracciare e gestire ricariche e utilizzo, mentre il cartaceo richiede la gestione fisica dei carnet.

C’è poi un punto decisivo dal punto di vista fiscale: le soglie di esenzione sono diverse, come previsto dalla Legge di Bilancio 2026, la soglia esentasse per i buoni pasto elettronici (o digitali) è aumentata da 8 a 10 euro, contro la soglia rimasta invariata di 4 euro per i buoni pasto cartacei. Tale differenza rende ancora più rilevante la scelta del formato.

Fin qui abbiamo visto le differenze generali, ora entriamo nel merito della scelta dal punto di vista delle aziende, cioè cosa cambia davvero tra buoni pasto cartacei e digitali quando si parla di gestione, consegna e esperienza dei beneficiari.

Con i buoni pasto cartacei bisogna considerare i tempi legati alla consegna dopo l’ordine e, soprattutto, la distribuzione fisica ai dipendenti.
In una piccola azienda con un’unica sede può essere una gestione abbastanza immediata, quando però l’organizzazione cresce, ha più sedi o lavora su turni, la logistica diventa più complessa: servono tempi e attività dedicate per consegnare i carnet a tutti.

A prescindere dalla dimensione, poi, c’è un altro fattore che pesa sempre di più: dove lavorano le persone. In molte aziende di consulenza, per esempio, i dipendenti possono essere spesso presso i clienti; in altri casi lavorano in full remote. In situazioni simili, la consegna dei cartacei richiede la presenza in sede oppure una spedizione a domicilio, con costi e tempi aggiuntivi.

Si tratta, inoltre, di un’opportunità per trasformare una spesa in un investimento strategico con un ritorno tangibile. In un mercato del lavoro sempre più competitivo, offrire un buono pasto di valore più alto è una leva di attraction e retention molto potente. Comunica un segnale forte di attenzione alle esigenze reali di chi lavora, sostenendone concretamente il loro potere d’acquisto e migliorandone la qualità di vita. 

È una delle forme più efficienti per aumentare la retribuzione netta – considerando che in Italia gli stipendi medi sono fermi da un po’ – che ha un impatto positivo su engagement e produttività.

Last but not the least: la scelta del buono pasto digitale strizza l’occhio all’ambiente e rende l’azienda più sostenibile. Meno carta in giro, più praticità, che piace anche alle generazioni in azienda, la GenZ, indubbiamente, ma un po’ tutte.

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Per i dipendenti, il vantaggio principale del buono pasto digitale è la praticità, perché tramite app o portale è più immediato controllare il saldo e tenere sotto controllo l’importo disponibile. 

Anche il pagamento tende a essere più rapido e, soprattutto, si riduce il rischio di perdere i buoni “in giro” o di dimenticare il carnet in ufficio o a casa, cosa che con il cartaceo può succedere più spesso.

C’è poi un aspetto sempre più rilevante: con la spesa online che è ormai un’abitudine diffusa, i buoni pasto digitali come Ticket Restaurant® possono essere utilizzati anche per spesa e ordini online, nei limiti previsti dalla rete convenzionata e dalle modalità di utilizzo.

Come accennavamo, il digitale è particolarmente comodo anche per chi lavora lontano dalla sede principale, per esempio presso i clienti, o in modalità full remote, perché non richiede consegne “fisiche” di carnet e permette di usare i buoni per la pausa pranzo, per fare la spesa o per ordinare online appena il credito viene caricato dall’azienda.

Nel caso dei buoni pasto Ticket Restaurant, inoltre, la spendibilità è supportata da una rete ampia e diffusa sul territorio, che include supermercati, discount, bar, ristoranti, agriturismi e molte altre tipologie di esercizi convenzionati.
Scopri dove utilizzare i buoni pasto Ticket Restaurant.

Infine, i buoni pasto digitali (detti anche elettronici) semplificano l’esperienza perché possono essere usati sia tramite una carta fisica, da inserire nel pos come una normale carta di pagamento, sia tramite app, rendendo più naturale utilizzarli quando serve. 

Per  esempio una spesa alimentare non programmata – come un invito a pranzo o cena last minute – o una pausa pranzo decisa all’ultimo.

Tra i vantaggi per i dipendenti c’è infatti che, con i buoni pasto digitali, la soglia esentasse giornaliera è più elevata rispetto al cartaceo: oggi si parla di 10 euro al giorno per il digitale contro 4 euro per il cartaceo. 

Pertanto, a parità di valore facciale, è più facile restare dentro il limite di esenzione e ottenere un beneficio “più pieno” in termini di spendibilità, senza trasformare una parte del buono in importo imponibile.

In un momento in cui l’inflazione sui soli beni alimentari è aumentata di oltre 25% (dati ISTAT), questa misura rappresenta un sostegno concreto al reddito, soprattutto per il ceto medio, e un incentivo al consumo.

Quando si parla di “conversione” di solito si intende la possibilità di passare dal cartaceo al digitale per le nuove emissioni che, come abbiamo visto, è la via più semplice, perché evita ritiri e scambi di carnet. 

Se ci sono buoni pasto cartacei già acquistati o distribuiti non esiste una regola unica: va verificato con l’emettitore se si possono ritirare o sostituire i carnet non ancora consegnati e con quali tempi e condizioni. 

Se i buoni pasto sono già stati consegnati, di solito si attiva il digitale sulle nuove emissioni e i cartacei residui restano utilizzabili fino a esaurimento o scadenza, spiegando che per un periodo coesisteranno due formati.

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