Come funzionano i rimborsi per i servizi del welfare aziendale

Con il welfare aziendale i dipendenti possono coprire alcune spese legate a servizi specifici, chiedendo il rimborso sul proprio Portale Welfare. Secondo l’articolo 51, comma 2, 3 (ultimo periodo) e 4, tali rimborsi non vengono tassati, a patto che siano destinati a tutti i dipendenti o a intere categorie di lavoratori.

All’interno dei piani di welfare aziendale, come indicato dall’art. 51 del TUIR (testo unico sulle imposte sui redditi) sono previsti per alcune tipologie di spese sostenute dal dipendente: questo a condizione che l’azienda  li abbia inclusi tra i servizi del piano welfare.

Ma per cosa è previsto il rimborso? Spese di istruzione e formazione, spese di assistenza ai propri familiari e quelle per gli abbonamenti al trasporto pubblico. Per effetto delle ultime leggi di bilancio, possono anche rientrare le spese per il pagamento delle utenze domestiche (servizio idrico, energia elettrica, gas naturale), per l’affitto dell’abitazione principale o per gli interessi sul mutuo relativo all’abitazione principale, nell’ambito della soglia dei fringe benefit.

Vediamo come funziona per ogni tipologia di servizio.

I rimborsi welfare includono diverse tipologie di spese sostenute dal dipendente in relazione a specifici servizi.

Per esempio:

• spese per l’istruzione, quali tasse scolastiche, libri di testo, corsi di lingua, rette per asilo nido e scuole di ogni ordine e grado;
• spese per assistenza a familiari anziani o non autosufficienti;
• spese per utenze domestiche;
• spese per il canone di locazione;
• spese per gli interessi di mutuo sull’abitazione principale;
• spese per trasporto pubblico.

Nel welfare aziendale, il rimborso è una modalità che consente al dipendente di recuperare parte delle spese sostenute per beni o servizi che rientrano nelle categorie previste dall’art. 51 del TUIR.

I piani di welfare permettono ai lavoratori di ottenere il rimborso di spese personali, purché approvate dall’azienda e comprese nel valore del credito welfare assegnato. È necessario anche che il datore di lavoro acquisisca e conservi la documentazione che provi l’utilizzo delle somme da parte del dipendente, coerentemente con le finalità per le quali sono state corrisposte.

Tale sistema, perciò, consente di utilizzare in modo flessibile il proprio credito welfare, adattandolo alle reali esigenze familiari e personali.
Per le aziende, invece, rappresenta uno strumento efficace, in grado di coniugare vantaggi fiscali e soddisfazione dei dipendenti.

Si può chiedere il rimborso, per esempio, di spese per l’istruzione e la formazione dei figli: tasse per l’iscrizione all’asilo nido, così come per la scuola dell’infanzia (materna), oltre che per l’iscrizione nelle scuole primarie e secondarie di ogni ordine e grado (medie e superiori). Queste possono essere pubbliche, private, paritarie purché legalmente riconosciute, sia in Italia che all’estero.

Ma anche per le tasse universitarie, i libri di testo, l’iscrizione a soggiorni per i centri estivi o invernali, corsi di lingua e tanto altro.

Non sono invece rimborsabili le spese sostenute per l’attività sportiva (dilettantistica o professionistica) praticata da familiari di cui all’articolo 12 del Testo Unico delle Imposte sui Redditi (Tuir) e neanche le spese per attività sportive svolte dai figli dei dipendenti all’interno di circoli sportivi e palestre o anche all’interno di istituti scolastici, erogate da associazioni sportive dilettantistiche (es. corso di tennis, corso di nuoto, etc.).

Ai fini dei rimborsi per educazione e istruzione, come stabilito con le modifiche dell’art. 12 del TUIR introdotte dal D.lgs. 192/2025, tra i familiari che hanno diritto al welfare aziendale, rientrano il coniuge non legalmente ed effettivamente separato, i figli, i genitori e, in loro mancanza, gli ascendenti prossimi e gli adottanti, i generi e le nuore, il suocero e la suocera, i fratelli e le sorelle germani o unilaterali.

Per genitori e altri ascendenti, generi e nuore, suocero e suocera, fratelli e sorelle, l’agevolazione richiede la convivenza con il lavoratore oppure l’erogazione di assegni di mantenimento non derivanti da provvedimenti dell’autorità giudiziarie.

In questo caso si fa riferimento alle spese che i dipendenti sostengono per i loro familiari anziani (con un’età superiore a 75 anni) o non autosufficienti.

Di quali spese si tratta? Per esempio, quelle per i/le badanti, così come per infermieri/e e altro personale che si prende cura dei familiari del dipendente, ma anche le rette di permanenza in strutture socioassistenziali e sociosanitarie.

I rimborsi welfare possono riguardare anche i familiari del dipendente, ma il perimetro cambia in base al benefit e nel trasporto pubblico vale il requisito del carico fiscale. 

A differenza degli altri servizi spiegati sopra, in questo caso il dipendente può farsi rimborsare anche le spese che lo riguardano direttamente. 
Oltre che per sé, il dipendente può chiedere il rimborso anche per i familiari fiscalmente a carico: il coniuge non legalmente ed effettivamente separato, i figli, i genitori e, in loro mancanza, gli ascendenti prossimi e gli adottanti, i generi e le nuore, il suocero e la suocera, i fratelli e le sorelle germani o unilaterali. Per genitori e altri ascendenti, generi e nuore, suocero e suocera, fratelli e sorelle, resta necessario verificare la convivenza con il lavoratore oppure l’erogazione di assegni di mantenimento.

Attenzione: il rimborso ai familiari è ammesso a condizione che gli stessi risultino “fiscalmente” a carico del dipendente, titolare del credito welfare.
Di regola, si considerano fiscalmente a carico i familiari con un reddito non superiore a 2.840,51 euro, al lordo degli oneri deducibili. Per i figli di età non superiore a ventiquattro anni il limite di reddito complessivo arriva a 4.000 euro.

Perché la richiesta vada a buon fine, il rimborso deve essere
richiesto esclusivamente dal dipendente, titolare del credito welfare. 

Può essere fatta direttamente tramite la piattaforma  – come per esempio il Portale Welfare Edenred  – all’interno delle quali il lavoratore deve caricare i giustificativi delle spese sostenute (come fattura, ricevuta ecc…) e l’evidenza di avvenuto pagamento (per esempio: bonifico, addebito su conto corrente/carta di credito).

Una volta che la sua richiesta viene verificata, il dipendente riceverà la somma di denaro il mese successivo direttamente in busta paga, senza alcuna tassazione.

Alcune spese – come istruzione, sanità, trasporto pubblico o assistenza ai familiari – possono beneficiare sia del welfare aziendale, sia delle detrazioni fiscali del modello 730.
Il dipendente può ottenere il rimborso tramite welfare per una parte dell’importo e portare in detrazione solo la quota non rimborsata. È fondamentale, però, che le due agevolazioni non si sovrappongano, poiché non sono cumulabili.

Il rimborso, totale o parziale, viene solitamente erogato il mese successivo alla richiesta, mentre la detrazione nel 730 genera il beneficio fiscale nell’anno seguente.
Alcune spese specifiche – come libri di testo, mensa scolastica o campus estivi – se rimborsate tramite welfare, non possono essere detratte nel 730.

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È una modalità attraverso cui il dipendente può utilizzare il credito welfare per ottenere il rimborso di determinate spese sostenute da lui o dai suoi familiari.

I rimborsi welfare non sono tassati, purché rispettino i limiti e le condizioni previste dall’art. 51, comma 2, TUIR. Pertanto, non concorrono alla formazione del reddito da lavoro dipendente, purché riguardino spese ammesse dalla normativa vigente e siano debitamente documentate.
È inoltre possibile ottimizzare il beneficio fiscale dei rimborsi welfare, combinando welfare aziendale con detrazioni del 730, purché le due agevolazioni non si sovrappongono.

Le spese che rientrano nel welfare variano in base al piano di welfare aziendale, sebbene la legge indica diverse categorie principali:

• spese per l’istruzione;
• spese per l’assistenza a familiari anziani o non autosufficienti;
• spese per il benessere e il tempo libero;
• spese per il trasporto pubblico;
• spese per salute e previdenza.