Comunicare i piani welfare: le azioni per valorizzare al meglio le iniziative in azienda

I migliori piani di welfare aziendale si creano quando un team di consulenti specialisti del settore affianca le imprese e lavora a stretto contatto con i responsabili delle risorse umane per predisporre soluzioni mirate alle più specifiche esigenze aziendali. Ossia dalla progettazione fino allo sviluppo e all’implementazione del piano, guidando ogni processo e curando tra i principali aspetti anche il flusso di comunicazione.​

Quest’ultimo ha un ruolo centrale in quanto, attraverso progetti di comunicazione strutturati, non solo le politiche di welfare aziendale possono diventare uno strumento di facile utilizzo e di engagement dei lavoratori, ma anche un modo per diffondere una cultura aziendale solida, orientata al benessere delle persone. 

Il welfare aziendale è una leva strategica per l’azienda e le risorse umane, in quanto: 

• contiene il costo del lavoro;
• incrementa la produttività;
• premia le performance;
• attrae nuovi talenti e riduce il turnover;
• aumenta il benessere dei lavoratori.

Prima di costruire un piano di welfare aziendale bisogna valutare attentamente criticità e soluzioni per il suo sviluppo.
L’introduzione di un progetto welfare serve sicuramente al raggiungimento di obiettivi specifici e a misurare le sfide quotidiane dell’azienda, che possono voler dire anche incentivare la sostenibilità o promuovere politiche di inclusione per citare altri esempi protagonisti dell’attuale dibattito. Tutto dipende da quali sono le esigenze e con quale strategia si intende rispondere. 

Per rendere efficace un piano è importante individuare una strategia e un flusso informativo continuativo, che a monte sappia individuare i messaggi chiave, gli strumenti e le attività a supporto più idonei. Il tutto allo scopo di accompagnare i beneficiari in tutte le fasi: dall’apertura alla chiusura del piano, facilitandoli nella scoperta di tutti i vantaggi del welfare aziendale e delle possibilità di utilizzo. 

La comunicazione è un’arma vincente nei periodi sensibili come per esempio la scadenza, quando è importante massimizzare l’efficacia e rendere chiari i messaggi trasmessi per ottenere impatti positivi sui consumi e sulla soddisfazione finale del dipendente.

Sono quindi molteplici i rischi a cui si va incontro se non si punta su questo fattore, primo tra tutti l’inefficacia stessa del piano, ma non solo. Saper comunicare i benefit aziendali al proprio interno è uno straordinario plus per condividere valori e creare un senso di inclusione e appartenenza ad un unico gruppo, dando allo stesso tempo all’esterno un’immagine positiva proiettata al futuro, affidabile per clienti, fornitori e partner.

Prima della partenza di ogni piano welfare e quindi in fase teaser, si consiglia una comunicazione capace di suscitare interesse nei beneficiari nel veicolare le novità e i vantaggi che derivano dall’introduzione del nuovo progetto. 

I messaggi chiave dovranno essere esaustivi dal punto di vista dei benefici dell’iniziativa, utili ad introdurre e ad incuriosire, ma al tempo stesso esplicativi sul funzionamento della soluzione e sull’accesso. 

In questa prima fase potrebbero essere inseriti dei momenti formativi dedicati, identificando ad esempio degli “ambassador” che possano veicolare al meglio i contenuti del piano. Utile all’avvio prevedere anche delle attività di ufficio stampa, che possano raccontare la mission e rafforzare così ulteriormente la brand identity sul mercato.

Per facilitare l’accesso al piano e all’uso delle piattaforme di welfare aziendale possono essere predisposti diversi materiali a supporto, in linea con gli strumenti di comunicazione adottati dall’azienda e che possono prevedere: 

• per il canale online: newsletter, video, survey d’interesse, contenuti e piani editoriali per social media e intranet aziendale;
• per il canale offline: locandine, flyer, materiale informativo, guide e molto altro ancora.

Per questo si consigliano azioni di comunicazione specifiche incentrate, per esempio, sulla conversione del premio di risultato (se prevista), in cui il focus riguarderà soprattutto i vantaggi fiscali e le modalità di scelta, e dei reminder periodici per tenere viva l’attenzione sul progetto, aggiornare e informare il dipendente. 

Nella fase di chiusura, inoltre, una buona comunicazione che informa i beneficiari della vicina scadenza del piano può stimolare l’utilizzo degli importi residui.

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Il piano di comunicazione welfare è quindi lo strumento più indicato per coinvolgere la popolazione aziendale sulle novità e sui vari momenti di vita del piano, perché aiuta a:

• raccontare il welfare in modo semplice e immediato, creando momenti informali di condivisione e contenuti informativi di supporto;
• formare i dipendenti sulle iniziative welfare, mettendo in luce i vantaggi fiscali, i servizi e le modalità di fruizione dei benefit in modo chiaro e diretto.

I dipendenti che fruiscono di tutte queste azioni a loro rivolte, che denotano attenzione verso i loro bisogni, si sentiranno naturalmente e maggiormente parte di un unico gruppo, che si muove nella stessa direzione e che condivide gli stessi valori. 

Nelle organizzazioni aziendali in crescita oggi si affaccia sempre con maggior peso un nuovo concetto di benessere, in risposta alla nascita di esigenze e abitudini che hanno rimesso al centro le persone e l’attenzione verso la loro tutela.

Nuovi trend, come la Responsabilità Sociale d’Impresa e il concetto di Società Benefit, entrano a far parte prepotentemente dei piani di welfare, che si fanno calamita dell’evoluzione sociale raccogliendo ed implementando tutte quelle soluzioni che possono incentivare comportamenti virtuosi. 

Comunicare le azioni messe in campo è quindi un modo per aumentare il percepito all’esterno e all’interno e dare un forte segnale del concreto supporto che una company dà alle proprie persone nella corretta conciliazione tra vita personale e vita professionale (il cosiddetto work-life balance).

Il welfare può costituire il primo biglietto da visita e lo sviluppo di progetti di people care la prova tangibile dei valori positivi di cui un’azienda intende farsi promotrice.

Edenred mette a disposizione delle aziende clienti una squadra di professionisti dedicati al singolo progetto aziendale. Vengono coinvolte diverse figure per analizzare il contesto di riferimento e strutturare le diverse azioni necessarie allo sviluppo del piano. 

Come una vera e propria agenzia interna, Edenred Welfare ha risorse specializzate nel marketing e nella comunicazione del welfare aziendale.

Il piano di comunicazione, sviluppato in sinergia con l’azienda, identifica le azioni e gli strumenti più efficaci e coerenti con la strategia del cliente, portando all’attenzione dei beneficiari le iniziative di welfare offerte dall’azienda, le tematiche legate a esse e le informazioni utili a fruire in completa autonomia il piano.

In questo modo si rafforza il senso di appartenenza e si valorizza l’iniziativa aziendale quale progetto funzionale al raggiungimento del benessere lavorativo e personale dei dipendenti.

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