Cosa si intende oggi per lavoro ibrido e come funziona

Molte ricerche confermano la tendenza del ricorso a forme di lavoro agile e, in particolar modo, a quella del lavoro ibrido. Oggi i dipendenti mostrano di apprezzare il fatto di essere tornati a lavorare con il proprio team di persona, ma, al contempo, desiderano ancora mantenere viva la flessibilità e i benefici derivanti dal lavoro a distanza.

Non è stato facile per le aziende adattarsi al cambiamento ed un ruolo importante nel mantenere l’equilibrio e gli effetti positivi della formula ibrida l’hanno giocato indubbiamente i benefit aziendali. Approfondiamo insieme l’argomento.

Il lavoro ibrido è una forma di lavoro flessibile che prevede di svolgere una parte di lavoro in presenza, nella sede aziendale, e una parte da un altro luogo, in smart working. Se volessimo dare una definizione, sostanzialmente sarebbe questa. Ma bisogna considerare che c’è una  differenza tra il lavoro ibrido e lo smart working.
Ecco in cosa consiste.

Lo smart working predilige il “remote first”, con un’importante presenza del lavoro da casa o da altro luogo rispetto a quello in ufficio. Il lavoro ibrido, al contrario, predilige “l’office first”: il lavoratore svolge le sue mansioni prettamente in ufficio, ma può prendersi alcuni giorni a settimana, o anche durante il mese, per lavorare da remoto.

Uno studio del 2022 condotto da Cisco, Cisco Global Hybrid Work Study, evidenzia come adottare una strategia ben precisa di lavoro ibrido possa portare ad un aumento della produttività superiore al 60%, un miglioramento del coinvolgimento e delle relazioni sul posto di lavoro di oltre il 50%, consistenti risparmi sui costi, sia per il dipendente sia per l’azienda e, infine, a risultati di business migliori.
Ecco perché da parte delle organizzazioni è fondamentale supportarlo il più possibile, mettendo il dipendente nelle condizioni di svolgerlo nella modalità corretta, puntando su benefit aziendali che migliorino l’engagement e la felicità dei dipendenti.

Più in generale, molte ricerche indicano che la maggioranza dei lavoratori, e soprattutto quelli più giovani, predilige una forma di lavoro ibrido. In particolar modo, viene apprezzata la flessibilità nella gestione degli orari di lavoro e la possibilità di lavorare per obiettivi, con livelli di benessere più elevati di chi lavora esclusivamente in sede e, soprattutto, rispetto a chi fa smart working senza altre forme di flessibilità. 

La disponibilità crescente di strumenti di lavoro, sia hardware, che software, ha favorito, negli ultimi anni, il lavoro agile. Non necessariamente un dipendente preferirà utilizzare hardware aziendali: alla stregua di quanto avviene con gli smartphone, alcuni potranno scegliere di utilizzare dispositivi di proprietà, sui quali poter avere un totale controllo con possibilità di una maggiore personalizzazione.
Chi lavora da remoto e per obiettivi tende a dare maggiore valore al proprio tempo: avere strumenti non aggiornati o poco performanti, può creare una certa frustrazione. Ovviamente devono sempre essere rispettate le policy e la sicurezza aziendale. 

Dal punto di vista software, i lavoratori ibridi devono poter prevedere la gestione di progetti attraverso l’utilizzo di documenti condivisi, una comunicazione in tempo reale con colleghi e manager, feedback puntuali dagli altri membri del team.
Ecco una selezione di alcuni software che possono semplificare il lavoro agile:

• gestione dei progetti: monday.com, ProofHub e Trello;
• comunicazione e riunioni: Slack, Microsoft Teams e Zoom;
• collaborazione e condivisione documenti: Dropbox, Google Drive e Confluence
• gestione dei team: Jotform e Officevibe.

A questi strumenti, più prettamente tecnologici, va associata la necessità di un’impostazione culturale moderna relativa a come viene concepita l’attività in azienda. Parliamo ovviamente di una modalità di lavoro per obiettivi, in cui flessibilità, responsabilizzazione e autonomia sono le parole chiave.

Le aziende devono ridisegnare gli ambienti di lavoro per conformarli alle nuove esigenze legate all’hybrid work e approfittare al meglio dei vantaggi economici dati da spazi più piccoli.
Un requisito fondamentale è l’omologazione di tutti gli strumenti di lavoro, che siano in presenza o da remoto. Ciò significa che per poter organizzare forme di lavoro ibrido è necessario che i dipendenti possano accedere sempre agli applicativi aziendali dalle proprie postazioni, ai documenti condivisi e, in generale, a tutto ciò che serve a svolgere le proprie mansioni, indipendentemente dal device sutilizzato e dalla postazione scelta.

Per fare ciò esistono dei software appositi per l’autenticazione sicura anche a distanza, piattaforme di project management o cloud per la condivisione su server di risorse e documenti, solo per citarne alcuni.

Il lavoro svolto in modalità agile è stato inizialmente regolamentato dalla legge numero 81 del 22 maggio 2017 sullo smart working. A questa è seguito il decreto 149 del 22 agosto 2022, in piena pandemia, aggiornato lo scorso febbraio dall’ultima legge Milleproroghe, che però coinvolgeva esclusivamente i soggetti fragili, i genitori di figli under 14 e la Pubblica Amministrazione. Il rapporto tra dipendente e datore di lavoro deve comunque essere stabilito tramite accordo scritto, nel rispetto dei contratti collettivi.

Nell’accordo devono essere stabiliti gli strumenti utilizzati dal lavoratore per svolgere le proprie mansioni, l’orario di lavoro e i tempi di riposo, l’eventuale diritto alla formazione e le condotte del dipendente.

Per quanto riguarda la parte di lavoro svolta nella sede fisica, non ci sono invece particolarità rispetto al tradizionale lavoro svolto esclusivamente in presenza e valgono le norme stabilite dal rapporto di lavoro subordinato.

Per alcune tipologie di lavoro non è ovviamente possibile ricorrere al lavoro agile: in questi casi la sfida è trovare nuove modalità più flessibili e promuovere soluzioni di welfare aziendale in linea con le aspettative dei dipendenti.

In Edenred aiutiamo più di 80.000 aziende e Partite Iva ogni giorno, accedi alla tua prima consulenza gratuita sul welfare.

Le aziende non devono commettere l’errore di pensare che il ricorso al lavoro ibrido soddisfi integralmente le necessità dei dipendenti, ma è fondamentale stimolare la loro fidelizzazione e il loro entusiasmo con benefit aziendali che contribuiscano a un buon bilanciamento vita-lavoro. 

Il riconoscimento continuativo dei buoni pasto, per esempio, serve ad aumentare la possibilità di consumare pasti completi ed equilibrati in pausa pranzo, senza vincoli di orario, di luogo o fruizione.
Così come un ampio panel di servizi messi a disposizione per la vita di tutti i giorni, dalla salute all’istruzione, dai viaggi allo sport e alle attività per il tempo libero può migliorare la concentrazione sul lavoro qualsiasi sia il modello operativo adottato. Il tutto consolidando il senso di appartenenza con la cultura aziendale e, di conseguenza, aumentando l’engagement della forza lavoro, sia in termini di coinvolgimento sia di motivazioni.

Diverse ricerche sul tema hanno evidenziato che un miglior work-life balance comporta una maggiore produttività da parte dei dipendenti con evidenti benefici anche per l’azienda.

Oltre ai vantaggi che abbiamo visto, una delle leve che favorisce il ricorso al lavoro ibrido è quello economico.
Secondo i risultati di una recente ricerca dell’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano, un lavoratore che operi due giorni a settimana da remoto risparmia in media circa 1.000 euro all’anno, principalmente per effetto della diminuzione dei costi di trasporto.
Sempre considerando due giorni alla settimana di lavoro da remoto l’aumento dei costi dei consumi domestici di luce e gas può incidere però per 400 euro l’anno, portando il risparmio complessivo a una media di 600 euro l’anno.

Per le aziende la riduzione dei costi è ancor più significativa: consentire ai dipendenti di svolgere le proprie attività lavorative fuori dalla sede per due giorni a settimana permette di ottimizzare l’utilizzo degli spazi isolando aree inutilizzate e riducendo i consumi, con un risparmio potenziale di circa 500 euro l’anno per ciascuna postazione. Se a questo si associa la decisione di ridurre gli spazi della sede del 30%, il risparmio può aumentare fino a 2.500 euro l’anno a dipendente.

Non mancano gli svantaggi dato che alcuni manager sono convinti che ricorrendo al lavoro ibrido i dipendenti siano meno produttivi: è infatti sempre necessario il buon senso dei lavoratori e una discreta dose di interesse verso gli altri. È fondamentale trovare il giusto equilibrio tra datori di lavoro e dipendenti per creare un rapporto più dinamico e piacevole per entrambi. 

A volte, inoltre, il senso di isolamento e le difficoltà ad avere feedback, causati dal lavorare a distanza, non vengono eliminati completamente. 

Dal punto di vista dei rapporti personali, quando la comunicazione avviene da remoto, la connessione tra le persone è indebolita e i segnali non verbali sono più difficili da captare, anche quando le persone possono vedersi su uno schermo.

La risposta ovviamente dipende dalla tipologia di azienda, dall’interesse da parte dei lavoratori nel lavoro agile e dalle capacità manageriali di gestire questa forma di lavoro che ha comunque delle caratteristiche “anomale”, alle quali è necessario adattarsi con il tempo.

Il lavoro ibrido è, nel contempo, una forma ampiamente riconosciuta che si configura come una valida alternativa tra il rientro definitivo in ufficio e il lavoro da casa, tanto che quando le aziende oggi pubblicano un’offerta di lavoro su LinkedIn possono indicare nel campo Luogo di lavoro se sarà In sede, Da remoto o Ibrido. 

Rispetto al modello tradizionale, il lavoro ibrido offre più flessibilità e agilità ai dipendenti e più resilienza alle organizzazioni.

Va però considerato che questa soluzione richiede nuove competenze, tanto per i responsabili quanto per i team. Inoltre, le aziende devono adattare i propri processi, dal recruiting, all’onboarding, fino alla formazione e alla gestione dei flussi di lavoro, al nuovo mondo ibrido, tenendo presente che spesso i programmi di welfare possono essere un valido collante e la dimostrazione di un’attenzione rivolta al benessere delle persone, necessaria per garantire il successo di ogni cambiamento.

Vuoi saperne di più sul welfare aziendale e di come può aiutare il lavoro ibrido?