Buoni pasto: come ottimizzare vantaggi fiscali, costi e contabilizzazione

I buoni pasto sono uno degli strumenti di welfare aziendale più convenienti dal punto di vista fiscale, sia per le aziende che per le partite IVA in regime ordinario.
Le società che li riconoscono ai propri dipendenti possono risparmiare in imposte e contributi, garantendo ai collaboratori fino a 10 euro al giorno totalmente esentasse. Le partite IVA possono utilizzarli come strumento di pagamento semplice e flessibile, deducendo il 75% del costo per i loro pranzi/cene aziendali, con un’unica fattura da contabilizzare.

In questa guida andremo a toccare i principali vantaggi fiscali, approfondendo:

• deducibilità al 100% del costo per le aziende
• deducibilità per partita IVA
• detraibilità dell’IVA
• registrazioni contabili
• soglie esentasse per i dipendenti.

Le aziende che introducono i buoni pasto nel loro piano welfare ottengono diversi vantaggi. Vediamo quali sono. 

• deducibilità 100%: scegliere di offrire i buoni pasto a dipendenti e collaboratori significa poter dedurre tali costi al 100% come spesa aziendale. Cosa vuol dire dedurre? Significa abbassare il proprio imponibile fiscale su cui verranno calcolate le imposte e, risparmiare, dunque, in tassazione;
• garantire ai dipendenti un’integrazione al reddito completamente senza tasse e contributi fino a 10 euro al giorno, se buoni pasto digitali (o elettronici), fino a 4 euro se cartacei;
• detrazione totale dell’IVA che, addebitata dalla società emettitrice, è interamente detraibile;
• semplificazione amministrativa: i buoni pasto semplificano la gestione delle spese e la relativa contabilizzazione. Ed evitano di far sprecare tempo nel riordino degli scontrini e delle note spese dei dipendenti;
• strumento universale e utilizzabile da tutte le imprese, piccole, medie e grandi;
• attrazione e retention delle persone: i piani welfare hanno acquisito sempre più importanza agli occhi dei dipendenti nella valutazione dei datori di lavoro
• scelta e flessibilità di utilizzo: i buoni pasto Ticket Restaurant®  sono i più diffusi e accettati, adatti ad ogni occasione: dalla colazione alla spesa, dalla pausa pranzo alla cena. Ma anche per il food delivery, ordini alimentari e take-away. Ciò offre ai beneficiari la libertà di scegliere ciò che desiderano, migliorando ulteriormente la loro esperienza;
• incentivazione e motivazione: i buoni pasto possono essere un incentivo per motivare i dipendenti a raggiungere target di risultato specifici o come parte di programmi di incentivazione aziendale. Aumentando, così, l’impegno e la produttività, oltre che la soddisfazione delle persone.

Un’azienda che desidera gratificare i propri dipendenti e aumentare la loro retribuzione netta, può trovare davvero vantaggioso farlo attraverso i buoni pasto, piuttosto che con un aumento diretto in busta paga. Ricordiamo infatti che l’aumento è soggetto ad imposizione fiscale lato imposte e anche contributiva, mentre i buoni pasto digitali (o elettronici) sono esentasse fino a 10 euro al giorno.

Facciamo quindi un esempio numerico concreto:

abbiamo il dipendente A con una retribuzione annua lorda di 30.000 euro che equivale a un costo azienda (senza agevolazioni particolari) di 41.192 euro e stipendio netto per il dipendente di 23.395.

Ipotizziamo di voler dare un aumento netto annuale di 2.500 euro al dipendente A portando il suo netto quindi a 25.895. Il costo aziendale stimato sarebbe di 47.746 (+6.554 euro), la RAL dovrebbe passare a 34.773 euro (+4.773).

Col dipendente B invece l’azienda decide di dargli lo stesso aumento netto di 2.500, ma sotto forma di buoni pasto digitali – ipotizzando 250 giornate di erogazione – usufruendo della maggiore soglia esentasse introdotta dalla Legge di Bilancio 2026.

Stesso risultato in termini di aumento di retribuzione ma soprattutto potere di acquisto, ma impatto sulla società decisamente diverso e vantaggioso nel caso del dipendente B.

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Il costo effettivo per l’azienda corrisponde al valore facciale del buono pasto. Il valore facciale non ha un importo predefinito, pertanto può variare in base alla decisione della singola azienda.

Ricordiamo che la soglia esentasse è passata, con la Legge di Bilancio 2026, da 8 a 10 euro per i buoni pasto in formato digitale (o elettronico).

I vantaggi ci sono anche per le partita IVA. A differenza, infatti, di quanto spesso si crede, il buono pasto è, infatti, lo strumento ideale non solo per le aziende più strutturate ma anche per i liberi professionisti e le ditte individuali che, negli ultimi anni, hanno vissuto diversi cambiamenti a livello fiscale.

Ecco alcuni vantaggi:

• possibilità di dedurre il costo e abbassare l’imponibile fiscale: il costo è deducibile fino al 75% nel limite del 2% del fatturato del lavoratore autonomo (art. 54 comma 5, TUIR);
• detrazione dell’IVA: l’IVA è detraibile fino al 10%
• semplificazione contabile: utilizzare i buoni pasto migliore la contabilizzazione che si “riduce” alle singole fatture dedicate e non richiede di raccogliere, conservare e registrare migliaia di scontrini e documenti
• migliore gestione della pausa pranzo: chi ha una partita IVA incontra clienti, partner, fornitori pertanto si sposta spesso. Utilizzare i buoni pasto Ticket Restaurant®, permette di farle una pausa pranzo salutare praticamente ovunque e, allo stesso tempo di mantenere vive le relazioni con le persone importanti per il proprio business.

Da questo elenco è evidente come i buoni pasto aiutino chi ha una partita IVA a pagare meno imposte a fine anno.

I buoni pasto convengono al datore di lavoro che desidera gratificare i propri dipendenti dando loro una forma di benefit flessibile e vantaggiosa. Gli garantiscono, inoltre, di poter sfruttare il 100% di costo deducibile aziendale, senza appesantirsi di imposte e gestione contributiva INPS.

I buoni pasto sono dei documenti di legittimazione attraverso cui viene erogato un servizio sostitutivo di mensa aziendale.

Proprio perché sono erogati dal datore di lavoro, i buoni pasto figurano in busta paga, ma in modo per l’appunto “figurativo”: è previsto infatti, a favore degli stessi, un regime fiscale e previdenziale di particolare favore.

A differenza di un normale aumento in busta paga, non vengono inclusi nella retribuzione imponibile, come previsto dall’art. 51, comma 2, lett. c), TUIR.

Come già anticipato, non concorrono, quindi, alla formazione del reddito dei beneficiari, né sono imponibili ai fini previdenziali fino alla soglia massima di:

• 4 euro giornalieri, per i buoni pasto in formato cartaceo;
• 10 euro giornalieri, per i buoni pasto in formato digitale o elettronico

Per l’azienda datrice di lavoro che procede all’acquisto dei buoni pasto, sia cartacei che elettronici, si devono seguire i seguenti step di contabilizzazione.

1. All’acquisto dei buoni pasto
   Si registra il credito IVA e il debito nei confronti del fornitore dei buoni pasto.
2. Alla consegna dei buoni ai dipendenti
   Il costo dei buoni pasto viene imputato a conto economico, rilevando il consumo dei buoni acquistati.
3. Al pagamento della fattura
   Si estingue il debito verso il fornitore tramite il pagamento.

Per quel che concerne il passaggio in busta paga, ricordiamo che il buono pasto viene segnato come importo figurativo. Bisogna però prestare molta attenzione alle soglie di esenzione.

Un errore comune, per esempio, è registrare i buoni pasto come fringe benefit o inserirli in busta paga come imponibili.

Dovesse succedere, si renderà necessario stornare l’imponibile errato e i contributi indebitamente calcolati sul cedolino.

I vantaggi ci sono anche per le partita IVA. A differenza, infatti, di quanto spesso si crede, il buono pasto è uno strumento efficace non solo per le aziende più strutturate, ma anche per i liberi professionisti e le ditte individuali, anche senza dipendenti.

Ecco alcuni vantaggi:

• possibilità di dedurre il costo e abbassare l’imponibile fiscale: il costo è deducibile fino al 75% nel limite del 2% del fatturato del lavoratore autonomo (art. 54 comma 5, TUIR);
• detrazione dell’IVA in fattura (10%)
• semplificazione contabile: con i buoni pasto si riduce la mole di documenti da registrare, dovendo lavorare le singole fatture dedicate all’erogazione del buono
• migliore gestione della pausa pranzo: chi ha una partita IVA incontra clienti, partner, fornitori, pertanto si sposta spesso. L’utilizzo dei buoni pasto Ticket Restaurant®, aiuta nel fare una pausa pranzo salutare in ogni luogo ci si trovi e, allo stesso tempo, a mantenere vive e le relazioni con le persone importanti per il proprio business.

Ricordiamo che chi è in regime forfettario, può utilizzare i buoni pasto, ma non può portare in deduzione nessun costo.

In tutto questo, una menzione a parte meritano i buoni pasto digitali (o elettronici) che, nel caso dei buoni offerti da Edenred, sono disponibili e utilizzabili tramite carta ricaricabile e/o dall’App Edenred.

Quali sono i vantaggi dei buoni pasto digitali (o elettronici)? Innanzitutto, sono più convenienti: sono deducibili al 100% fino a 10 euro, a differenza del formato cartaceo con deduzione ferma a 4 euro. 

L’articolo 51, comma 2, lettera c) del TUIR precisa che non concorrono a formare reddito imponibile per gli utilizzatori mentre la Legge di Bilancio 2026 (legge n. 199 del 30 dicembre 2025) ha previsto l’aumento della soglia esentasse dei buoni pasto elettronici da 8 a 10 euro. 

Utilizzare una soluzione digitale, inoltre, permette una grande facilità di distribuzione che semplifica la gestione da parte delle aziende.

Con il blocchetto cartaceo, utilizzato oggi sempre meno, il dipendente o collaboratore deve infatti recarsi in azienda per ritirare i buoni pasto il che non è detto sia sempre possibile: potrebbe trovarsi in trasferta, essere in malattia o magari vivere in una città lontana dalla sede centrale. 

Tutte situazioni che non gli permettono di utilizzare i buoni pasto quando ne ha la necessità e che richiedono di dover attendere di averli fisicamente in mano. E questo è uno svantaggio per il dipendente, indubbiamente, ma anche per l’azienda.

La soluzione digitale, inoltre, permette di verificare e monitorare l’uso dei buoni pasto. L’App Edenred, per esempio, è semplice da utilizzare per i dipendenti che possono, per esempio, scoprire tramite la geolocalizzazione posti nuovi o vicini alla propria navigazione, ma anche cercare il ristorante più adatto in base alle proprie esigenze alimentari.
Per le aziende è altrettanto semplice: per “caricare” i buoni pasto oltre che per vedere quanti finora ne sono stati utilizzati. Con i buoni pasto digitali l’azienda ha, infatti, una migliore organizzazione e una gestione più efficiente del benefit, oltre ad aumentare il benessere dei dipendenti.

Chiudiamo con un approfondimento su come usarli al meglio in ambito aziendale e quando si ha una partita IVA.

Il buono pasto rappresenta lo strumento più efficace fiscalmente per riconoscere un aumento ai propri dipendenti e collaboratori, anziché farlo passare in busta paga con aumento della RAL.

In termini sostanziali, il buono pasto è in grado di aumentare il potere d’acquisto di dipendenti e collaboratori. Basti pensare che un buono elettronico del valore facciale di 10 euro – quindi esentasse per l’intero importo – può integrare il reddito di un dipendente e collaboratore più di 200 euro al mese.
Tale soluzione permette di accontentare sia l’azienda che i dipendenti: il buono pasto, come abbiamo detto, è interamente deducibile e il personale vede aumentare il proprio potere d’acquisto in modalità esentasse. 

È inoltre una gratificazione facile anche da quantificare da parte del dipendente, che spesso non trova immediato il passaggio di calcolo tra RAL e retribuzione netta.

In ottica di ottimizzazione fiscale, c’è poi da dire che decidere di introdurre i buoni pasto, come Ticket Restaurant® di Edenred, non significa necessariamente farlo per l’intera platea dei dipendenti. Si possono infatti individuare delle categorie omogenee di lavoratori (per esempio tutto l’ufficio acquisti, tutti coloro che lavorano nel marketing, gli operai ecc…) e assegnarli all’intero numero di appartenenti a quella categoria.

Per quel che riguarda chi ha una partita IVA, con o senza collaboratori, i buoni pasto rappresentano uno strumento per ridurre la base imponibile su cui pagare le imposte. 

Sono, dunque, efficaci per “scaricare” in modo immediato e semplice il 75% delle spese legate ai pasti (anche per la spesa al supermercato, purché si tenga a mente il principio di inerenza dei costi).

Chi ha una partita IVA con dipendenti deduce integralmente il costo sostenuto per il loro acquisto ai fini IRES, IRPEF e IRAP con un valore di 4 euro al giorno se il buono pasto è cartaceo, fino a 10 euro se è elettronico, proprio come avviene per le aziende.

Altro aspetto da considerare, per chi li acquista per la propria attività è che può personalizzare il numero dei propri buoni pasto e il loro valore facciale, in base alle proprie abitudini ed esigenze.

Riepilogando, i buoni pasto offrono questi vantaggi:

• deducibilità 100% aziende e 75% professionisti con partite IVA;
• detrazione dell’IVA;
• strumento adatto non solo alle grandi aziende, ma anche PMI e micro imprese e ditte individuali/liberi professionisti;
• massima libertà di scelta per i dipendenti:  supermercati, discount, bar, pizzerie, ristoranti, food chain, locali di quartiere, e-commerce per ordini e spesa online, piattaforme di food delivery;
• strumento di integrazione al reddito utile a ridurre gli oneri amministrativi e contabili, con fatturazione unica mensile;
• semplificazione fiscale e contributi con l’aumento della soglia esentasse

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