Perché i buoni pasto sono meglio di una indennità in busta paga?

Non sempre i datori di lavoro possono garantire ai propri collaboratori un servizio di vitto attraverso una mensa interna. Spazi ridotti e costi di gestione elevati possono, infatti, compromettere la possibilità di offrire tale servizio. In questi casi, i datori di lavoro hanno a disposizione due alternative per venire incontro alle esigenze dei propri dipendenti e collaboratori: l’indennità sostitutiva di mensa o i buoni pasto.

Anche tu sei alla ricerca della soluzione migliore per la tua azienda?
Rimani con noi: alla fine di questo articolo capirai quale alternativa si adatta meglio alle tue esigenze e necessità e a quelle dei tuoi collaboratori.

Prima di scegliere se erogare un’indennità sostitutiva di mensa oppure i buoni pasto, è bene fare diverse considerazioni.

Per prima cosa, capiamo cosa si intende per indennità sostitutiva di mensa, quali sono i vantaggi per chi la eroga e chi ha diritto a riceverla. 

Vediamo poi cosa sono i buoni pasto e i loro vantaggi.

Quando parliamo di indennità sostitutiva di mensa, parliamo di una somma di denaro, finalizzata alla fruizione di una prestazione di vitto che il datore di lavoro eroga ai propri dipendenti direttamente in busta paga. Tale somma, in applicazione del principio generale di onnicomprensività (art. 51, comma 1, TUIR), concorre alla determinazione del reddito imponibile per il dipendente, ai fini fiscali e previdenziali.

L’indennità sostitutiva di mensa è una soluzione che le aziende adottano per prendersi cura dei propri dipendenti, quando non possono garantire loro un servizio di mensa presso la propria sede.

L’importo da corrispondere può essere una somma giornaliera forfettaria oppure può derivare da un calcolo relativo alle ore effettivamente lavorate dal dipendente, durante il mese di riferimento. In entrambi i casi, l’importo lordo ottenuto verrà inserito in busta paga e andrà a costituire reddito per il lavoratore, ossia assoggettato a trattenute fiscali e previdenziali.

Il Legislatore prevede, tuttavia, specifiche ipotesi in cui l’indennità di mensa non costituisce reddito imponibile e non è pertanto soggetta a tassazione. 

L’art. 51, comma 2, lett. c), ultimo periodo, TUIR stabilisce tassativamente i casi nei quali tale somma, in deroga alla regola generale, è esclusa dalla formazione del reddito di lavoro dipendente.

Il regime di esclusione opera per le indennità corrisposte agli addetti ai cantieri edili, ad altre strutture lavorative a carattere temporaneo o ad unità produttive situate in zone prive di strutture o servizi di ristorazione. 

In questi specifici casi, l’indennità sostitutiva di mensa è esclusa da tassazione – trattasi di vera e propria franchigia – fino all’importo complessivo giornaliero di 5,29 euro per dipendente.

Possono ricevere l’indennità sostitutiva di mensa tutti i lavoratori dipendenti con un contratto a tempo indeterminato o determinato, full time o part time.

Quando previsto dal CCNL o da accordi stipulati tra l’azienda e una categoria di suoi collaboratori (o anche con la totalità di essi), il datore di lavoro è obbligato a erogare l’indennità.

In forza di quanto previsto dall’altr. 51, comma 2, lett. c), ultimo periodo, TUIR e come affermato, altresì, dalla prassi (Ris. Min. Fin. n. 41 del 2000), l’esclusione delle indennità sostitutive di mensa dal concorso alla determinazione del reddito dei percettori non riguarda tutti i lavoratori, bensì solo quelle categorie per le quali ricorrano contemporaneamente alcune condizioni.

In primo luogo, è richiesto un orario di lavoro che comporti la pausa per il vitto; sono esclusi, quindi, tutti i dipendenti ai quali, proprio in funzione della particolare articolazione dell’orario di lavoro che non consente di fruire della pausa pranzo, viene attribuita una indennità sostitutiva di mensa.

Il secondo requisito prevede che il dipendente sia addetto ad una unità produttiva; sono esclusi, quindi, coloro che non sono stabilmente assegnati a una “unità” intesa come sede di lavoro.

Infine, occorre che questa unità si trovi in un luogo che, in relazione al periodo di pausa concesso per il pasto, non consenta di recarsi, senza l’utilizzo di mezzi di trasporto, al più vicino luogo di ristorazione, per l’utilizzo di buoni pasto.

Si segnala che solo in un’occasione l’Amministrazione finanziaria ha esteso il regime fiscale di favore previsto dall’art. 51, comma 2, lett. c), ultimo periodo, TUIR a ipotesi non contemplate da tale disposizione. L’Amministrazione ha, difatti, affermato (Risp. n. 301 del 2020) che non concorre a formare il reddito di lavoro dipendente l’indennità sostitutiva di mensa, pari a 5,29 euro, erogata ai dipendenti che non abbiano potuto fruire del servizio di “mensa diffuso” organizzato dal datore di lavoro nel periodo di chiusura, dovuta al Covid-19, degli esercizi commerciali presso cui utilizzare il badge elettronico.

Tuttavia, come sopra accennato, l’indennità sostitutiva di mensa è, di regola, interamente soggetta a tassazione e concorre alla determinazione dell’imponibile fiscale e contributivo del dipendente percettore. Solo al ricorrere delle condizioni previste dall’art. 51, comma 2, lett. c), TUIR e solo se attribuita dal datore di lavoro alla generalità dei dipendenti o a categorie omogenee di essi (cfr., C.M. n. 326/E/1997), l’indennità sostitutiva di mensa è esclusa dalla determinazione del reddito di lavoro dipendente, fino all’importo di 5,29 euro giornalieri. La parte eccedente, invece, continua a concorrere integralmente alla determinazione del reddito, secondo le regole ordinarie di cui all’articolo 51, comma 1, TUIR.

È necessario, da ultimo, precisare che gli oneri sostenuti dal datore di lavoro per le indennità sostitutive di mensa sono integralmente deducibili (artt. 54, comma 1 e 95, comma 1, TUIR), purché le indennità siano erogate alla generalità dei dipendenti o a categorie di essi. Tale costo rappresenta, difatti, un onere sostenuto per l’acquisizione di un servizio non riducibile esclusivamente alla somministrazione di alimenti e bevande e, quindi, non subisce la limitazione alla deducibilità al 75 per cento di cui agli artt. 54, comma 5 e 109, comma 5, TUIR (cfr. Risp. n. 122 del 2020).

Come abbiamo visto, l’indennità sostitutiva di mensa non rappresenta la migliore soluzione per le aziende e i dipendenti, perché, salvo le eccezioni tassativamente previste dal legislatore, è soggetta a tassazione. 

Ci sono altre alternative che consentono di ottenere importanti vantaggi fiscali e presentano un’ottima flessibilità di utilizzo: sì, stiamo parlando proprio dei buoni pasto.

I buoni pasto (Decreto Ministeriale 7 giugno 2017, n. 122) sono dei documenti di legittimazione che attraverso cui viene erogato un servizio sostitutivo di mensa aziendale; essi rappresentano un’integrazione al reddito del lavoratore finalizzata all’erogazione di una prestazione di vitto. 

I datori di lavoro erogano i buoni pasto Ticket Restaurant® ai propri dipendenti e collaboratori per consentire loro di trascorrere la pausa pranzo nei bar o ristoranti, ma non solo. Sono utili anche per la spesa, perché accettati da note catene come Esselunga, Carrefour, Coop, Conad, Pam, Famila, Natura Sì e molti altri. 

I buoni pasto sono, difatti, utilizzabili non solo presso esercizi convenzionati legittimati alla somministrazione di pasti, ossia di prodotti pronti per il consumo (come bar, ristoranti, gastronomie, rosticcerie, etc.) ma anche presso pubblici esercizi convenzionati autorizzati alla vendita di prodotti alimentari, come i supermercati, i mercati, etc. 

Il buono pasto elettronico è, inoltre, utilizzabile anche per gli ordini online.

Come l’indennità sostitutiva di mensa, anche i buoni pasto Ticket Restaurant® sono soggetti a una disciplina fiscale di favore prevista dall’art. 51, comma 2, lett. c), TUIR, soggetta, peraltro, a condizioni meno stringenti.

I buoni pasto non concorrono alla formazione del reddito dei percettori, né sono imponibili ai fini previdenziali, fino alla soglia massima di:

• 4 euro giornalieri, per i buoni pasto in formato cartaceo;
• 8 euro giornalieri, per i buoni pasto in formato elettronico o da app.

Il regime di parziale esenzione è applicabile solo se i buoni pasto sono riconosciuti alla generalità o a categorie omogenee di lavoratori (cfr. Circ. Min. n. 326/E/1997).

Per i datori di lavoro, inoltre, i costi sostenuti per l’acquisto dei buoni pasto da erogare ai propri dipendenti sono interamente deducibili ai fini delle imposte dirette, sia se titolari di reddito d’impresa (art. 95, comma 1, TUIR), sia se titolati di reddito di lavoro autonomo (art. 54, comma 1, TUIR). Anche ai fini della deducibilità dal reddito del datore di lavoro, è necessario che i buoni pasto vengano erogati alla generalità o a categorie di dipendenti (cfr. Circ. n. 326/E/1997). 

L’IVA addebitata dalla società emettitrice dei buoni pasto, con aliquota agevolata al 4%, è, inoltre, interamente detraibile sulla base delle modifiche apportate all’art. 19-bis1, comma 1, lett. e), D.P.R. n. 633/1972 dall’art. 83, comma 28-bis, D.L. n. 112/2008 (convertito, con modificazioni, dalla Legge 6 agosto 2008, n. 133). 

I buoni pasto possono essere erogati a tutti i dipendenti a tempo indeterminato o determinato, sia full time sia part time (come i turnisti), nonché ai collaboratori non titolari di un rapporto di lavoro subordinato.
Beneficiari dei buoni pasto possono essere, difatti, anche coloro i quali hanno instaurato un rapporto di collaborazione, non necessariamente subordinato, con il soggetto che corrisponde i documenti di legittimazione.

L’assegnazione dei buoni pasto è, inoltre, svincolata, a differenza delle indennità sostitutive di mensa, dalle modalità di svolgimento dell’attività lavorativa e dall’articolazione dell’orario di lavoro (cfr. Risp. 132/2021). Non rileva, quindi, che il dipendente sia titolare di un contratto che non preveda la pausa pranzo (ad es. contratto di lavoro subordinato a tempo parziale); i buoni pasto, difatti, possono essere assegnati anche ai lavoratori per i quali non è prevista la pausa pranzo e possono essere spesi anche al di fuori della stessa. 

La circostanza che l’assegnazione dei buoni pasto sia svincolata da specifici caratteri della prestazione lavorativa permette di includere tra i beneficiari dei buoni pasto medesimi anche chi lavora in smart working.

Si tratta, quindi, di una soluzione utile per i datori di lavoro che intendano attribuire a dipendenti e collaboratori, volontariamente o in esecuzione di obblighi derivanti dal contratto collettivo nazionale di lavoro applicato, un importante benefit come la prestazione di vitto.

Lo avrai capito anche tu: i buoni pasto Ticket Restaurant® hanno vantaggi di gran lunga maggiori rispetto all’indennità sostitutiva di mensa, non solo per le aziende ma anche per i dipendenti.

Con Ticket Restaurant® i dipendenti possono fruire, infatti, dell’intero importo erogato dal datore di lavoro; i buoni pasto, quindi, nei limiti previsti dall’art. 51, comma 2, lett. c), TUIR, sono esenti da tassazione e costituiscono un concreto contributo economico che contribuisce ad aumentare il potere d’acquisto dei precettori. 

Cosa succede nel caso di un’indennità di mensa? Concorrendo integralmente alla determinazione del reddito di lavoro dipendente del percettore (salvo le tassative ipotesi previste dall’art. 51, comma 2, lett. c), TUIR), la somma effettivamente attribuita al dipendente quale indennità sostitutiva di mensa dovrà intendersi al netto delle trattenute operate dal datore di lavoro a titolo di IRPEF e di contributi previdenziali.

Non ci credi? 

Facciamo un esempio: supponiamo che, per sfruttare al massimo la deducibilità, eroghi ai tuoi dipendenti buoni pasto Ticket Restaurant® in formato elettronico del valore di 8 euro.

I tuoi dipendenti ricevono esattamente 8 euro per ogni giornata lavorata, da utilizzare per la pausa pranzo o la spesa quotidiana. 

Nel caso in cui decidessi di erogare un’indennità sostitutiva di mensa di pari importo direttamente in busta paga, il valore concretamente ricevuto dal dipendente sarebbe, invece, al netto delle trattenute, di 4,92 euro.

È dimostrato, inoltre, che il valore percepito dei buoni pasto dai dipendenti è maggiore rispetto allo stesso importo che viene percepito in busta paga.

Aumentare,anche di un solo euro, il valore della prestazione vitto resa attraverso un servizio sostitutivo di mensa mediante buoni pasto rende i dipendenti più felici rispetto allo stesso aumento in busta paga finalizzato all’attribuzione di un’indennità in denaro.

Come abbiamo visto, i buoni pasto hanno un netto vantaggio dal punto di vista fiscale anche per i datori di lavoro che intendano attribuirli a dipendenti e collaboratori.

I costi per il loro acquisto sono deducibili al 100% ai fini delle imposte dirette e l’IVA al 4% è interamente detraibile, senza alcuna eccezione.

Specifichiamo, inoltre, che i buoni pasto possono essere gestiti in modo molto più flessibile, perché, se attribuiti volontariamente, ossia in assenza di un obbligo derivante dal contratto collettivo, non hanno vincoli di riacquisto e anche il valore facciale può essere rivisto in qualsiasi momento dal datore di lavoro.

L’indennità sostitutiva di mensa, costituendo una voce retributiva a tutti gli effetti, può essere soggetta a più vincoli in questo senso, anche nel caso di erogazione volontaria di parte del datore di lavoro.

I vantaggi di Ticket Restaurant® non finiscono qui: i buoni pasto aumentano la fedeltà e le performance dei dipendenti nei riguardi dell’azienda, migliorano il clima aziendale e abbassano così il turn over del personale.

Poter usufruire dei buoni pasto consolida, quindi, il senso di responsabilità e accresce la motivazione personale garantendo benefici all’azienda stessa: i dipendenti vengono fidelizzati, diventano brand ambassador e in grado di influenzare positivamente l’immagine e la reputazione dell’azienda stessa.

Sei interessato e vorresti avere maggiori informazioni sui buoni pasto?