Buoni Pasto
19 Ott 2023
| 6'

Come funzionano i buoni pasto in busta paga: i vantaggi

Indennità di mensa in busta paga o buoni pasto? Cosa scegliere e con quali vantaggi, per aziende e dipendenti? Scoprilo nell'articolo.
Autore
Redazione
buoni pasto o indennità di mensa

Non sempre i datori di lavoro possono garantire ai propri collaboratori un servizio di vitto attraverso una mensa interna. Spazi ridotti e costi di gestione elevati possono, infatti, compromettere la possibilità di offrire tale servizio. In questi casi, i datori di lavoro hanno a disposizione un importante strumento per venire incontro alle esigenze dei propri dipendenti: i buoni pasto.

I buoni pasto sono dei documenti di legittimazione attraverso cui viene erogato un servizio sostitutivo di mensa aziendale; rappresentano una fondamentale componente del generale trattamento economico da riservare al lavoratore.
In quanto erogazione effettuata dal datore di lavoro, i buoni pasto figurano in busta paga; ma in favore degli stessi è previsto un regime fiscale e previdenziale di particolare favore.

Analizziamo in questo articolo le caratteristiche, il funzionamento e i vantaggi dei buoni pasto.

I buoni pasto: caratteristiche e funzionamento

Come anticipato, i buoni pasto consentono ai datori di lavoro di garantire ai propri dipendenti una prestazione di vitto.

L’erogazione dei buono pasto da parte del datore di lavoro può avere carattere obbligatorio: in questo caso, l’obbligo di assegnare i buoni pasto ai collaboratori dipende direttamente dal contratto collettivo applicato o dalla regolamentazione del rapporto di lavoro derivante dal contratto individuale.

Diversamente, in assenza di specifiche previsioni contrattuali, l’erogazione dei buoni pasto rimane a discrezione del datore di lavoro, che può procedere alla loro erogazione su base volontaria.

In ogni caso, i buoni pasto non rappresentano una parte della retribuzione del lavoratore (salvo che gli accordi e i contratti collettivi, anche aziendali, o i contratti individuali dispongano diversamente). Consistono, invece, in un’agevolazione di carattere assistenziale, che potrebbe rientrare nel generico trattamento economico riservato al dipendente. 

Quest’importante erogazione, pur trattandosi di un valore aggiuntivo presente nella busta paga del beneficiario, non viene trattata come un elemento retributivo, ma viene sottoposta a un regime di favore.

Ai sensi dell’art. 2 dell’allegato II.17 del d.lgs. n. 36 del 2023 (in cui è confluito il precedente Decreto Ministeriale 7 giugno 2017, n. 122), i buoni pasto sono definiti come i documenti di legittimazione attraverso cui viene erogato un servizio sostitutivo di mensa aziendale. In quanto documenti di legittimazione (art. 2002 c.c.) sono quindi titoli, in formato cartaceo, elettronico o completamente digitali, che identificano gli aventi diritto alla prestazione di vitto.

La nozione “servizi sostitutivi di mensa resi a mezzo dei buoni pasto”, si riferisce, invece, (ai sensi della lett. b) dell’art. 2, del menzionato allegato II.17) alle “somministrazioni di alimenti e bevande e le cessioni di prodotti alimentari pronti per il consumo effettuate dagli esercenti” ovvero alla somministrazione di alimenti e bevande o cessione di prodotti di gastronomia pronti per il consumo che può essere fruita presso esercizi commerciali convenzionati come ristoranti, bar, tavole calde ma anche supermercati.

I buoni pasto sono, infatti, utilizzabili non solo presso esercizi convenzionati legittimati alla somministrazione di pasti pronti (come bar, ristoranti, gastronomie, rosticcerie, ecc.), ma anche presso pubblici esercizi convenzionati autorizzati alla vendita di prodotti alimentari, come i supermercati o i mercati.

Il buono pasto elettronico è, inoltre, utilizzabile anche per gli ordini online presso siti e-commerce di partner convenzionati. 

I datori di lavoro possono, quindi, erogare i buoni pasto, come Ticket Restaurant®, ai propri dipendenti e collaboratori per consentire loro di trascorrere la pausa pranzo nei bar o ristoranti, ma non solo. 

I buoni pasto Ticket Restaurant® sono utili anche per la spesa, in quanto gli stessi sono, ad esempio, accettati da note catene della distribuzione come Esselunga, Carrefour, Coop, Conad, Pam, Famila, Natura Sì e molti altri.

L’art. 4, dell’allegato II.17 del d.lgs. n. 36 del 2023 fissa, inoltre, le caratteristiche essenziali del buono pasto, il quale:

  • non è cedibile;
  • non è cumulabile oltre il limite di 8 buoni;
  • non è commercializzabile;
  • non è convertibile in denaro;
  • è utilizzabile solo dal titolare;
  • è utilizzabile esclusivamente per l’intero valore facciale.

Chi ha diritto ai buoni pasto

I buoni pasto, che figurano direttamente nella busta paga del beneficiario, possono essere erogati a tutti i dipendenti a tempo indeterminato o determinato, sia full time sia part time (come i turnisti), ma anche ai collaboratori non titolari di un rapporto di lavoro subordinato.

Beneficiari dei buoni pasto possono essere, infatti, anche coloro che hanno instaurato un rapporto di collaborazione, non necessariamente subordinato, con l’azienda o il soggetto che eroga i buoni pasto. 

L’assegnazione dei buoni pasto è, inoltre, svincolata dalle modalità di svolgimento dell’attività lavorativa e dall’articolazione dell’orario di lavoro (cfr. Risp. 123/2021).
I buoni pasto, quindi, possono essere assegnati anche ai lavoratori per i quali non è prevista la pausa pranzo e possono essere usati anche al di fuori della stessa e, in generale, anche oltre l’orario di lavoro.

La circostanza che l’assegnazione dei buoni pasto sia svincolata da specifici caratteri della prestazione lavorativa, permette di includere tra i beneficiari dei buoni pasto anche chi lavora in smart working.

Questo importante elemento continuerà a figurare nella busta paga del lavoratore, continuando a non essere incluso, come vedremo successivamente, nell’imponibile fiscale e contributivo della retribuzione.

I vantaggi fiscali e previdenziali dei buoni pasto in busta paga

I buoni pasto costituiscono, come anticipato, valori ricompresi tra quelli figuranti nel cedolino paga del dipendente, ma non vengono inclusi nella retribuzione imponibile perché sono soggetti a una disciplina fiscale di favore, come previsto dall’art. 51, comma 2, lett. c), TUIR. Non concorrono, quindi, alla formazione del reddito dei beneficiari, né sono imponibili ai fini previdenziali, fino alla soglia massima di:

  • 4 euro giornalieri, per i buoni pasto in formato cartaceo;
  • 8 euro giornalieri, per i buoni pasto in formato elettronico o da app.

Questo regime di esenzione è applicabile solo se i buoni pasto sono riconosciuti alla generalità o a categorie omogenee di lavoratori (cfr. Circ. Min. n. 326/E/1997).

 
 

Nel rispetto delle condizioni evidenziate, quindi, i buoni pasto assegnati dal datore di lavoro ai propri dipendenti, pur figurando tra le voci della busta paga, non devono essere inclusi, entro i limiti indicati dall’art. 51, comma 1, lett. c), TUIR, nell’imponibile fiscale della retribuzione.

Allo stesso modo, i buoni pasto sono esenti anche ai fini contributivi, nei limiti e alle condizioni menzionate (cfr. Circolare INPS n. 15/2022).

Ma vediamo insieme cosa significa concretamente.

Vantaggi dipendenti: su questi valori il datore di lavoro, dopo averli inclusi nella busta paga dei propri dipendenti, non dovrà procedere con alcuna trattenuta fiscale e contributiva. Questo determina, quindi, un considerevole aumento del potere d’acquisto dei lavoratori.

Vantaggi azienda: i vantaggi sono numerosi anche per i datori di lavoro. I costi sostenuti per l’acquisto dei buoni pasto da erogare ai propri dipendenti sono interamente deducibili ai fini delle imposte dirette. E questo è valido sia per i titolari di reddito d’impresa (art. 95, comma 1, TUIR), sia per i titolati di reddito di lavoro autonomo (art. 54, comma 1, TUIR). Anche ai fini della deducibilità dal reddito del datore di lavoro, è necessario che i buoni pasto vengano erogati alla generalità o a categorie di dipendenti (cfr. Circ. n. 326/E/1997).

L’IVA addebitata dalla società emettitrice dei buoni pasto, con aliquota agevolata al 4%, è, inoltre, interamente detraibile per le aziende sulla base dell’art. 19-bis1, comma 1, lett. e), D.P.R. n. 633/1972 dall’art. 83, comma 28-bis, D.L. n. 112/2008 (convertito, con modificazioni, dalla Legge 6 agosto 2008, n. 133).

Buoni pasto o indennità sostitutiva di mensa?

In alternativa al servizio di mensa interna, i buoni pasto non sono l’unico strumento attraverso cui i datori di lavoro possono assicurare una prestazione di vitto ai propri dipendenti. L’ordinamento prevede, infatti, anche la possibilità per le aziende di erogare le indennità sostitutive di mensa.

Queste indennità presentano, tuttavia, vantaggi di gran lunga minori rispetto ai buoni pasto. Analizziamole insieme e confrontiamole con i buoni pasto.

Perché i buoni pasto sono meglio di un’indennità di mensa

L’indennità sostitutiva di mensa è una somma di denaro, finalizzata alla fruizione di una prestazione di vitto che il datore di lavoro eroga ai propri dipendenti direttamente in busta paga. Tale somma, secondo quando previsto dall’art. 51, comma 1, TUIR, concorre alla determinazione del reddito imponibile per il dipendente, ai fini fiscali e previdenziali.

L’importo può essere una somma giornaliera forfettaria oppure può derivare da un calcolo relativo alle ore effettivamente lavorate dal dipendente, durante il mese di riferimento. In entrambi i casi, l’importo lordo ottenuto verrà inserito in busta paga e andrà a costituire reddito per il lavoratore e sarà, quindi, soggetto a trattenute fiscali e previdenziali.

Cosa vuol dire? Che l’indennità sostitutiva di mensa è, di regola, soggetta interamente a tassazione per il lavoratore dipendente.
Concorrendo alla formazione della base imponibile fiscale e contributiva, l’indennità dovrà essere computata sia dal datore di lavoro sia dal lavoratore per il calcolo delle imposte e dei contributi previdenziali.

Tuttavia, ci sono dei casi in cui non costituisce reddito imponibile e non è pertanto soggetta a tassazione.

Come previsto dall’art. 51, comma 2, lett. c), ultimo periodo, TUIR, le indennità di mensa corrisposte agli addetti ai cantieri edili, ad altre strutture lavorative a carattere temporaneo o a unità produttive situate in zone prive di strutture o servizi di ristorazione non concorrono alla formazione del reddito di lavoro dipendente fino all’importo di 5,29 euro giornalieri.

Il regime di favore non riguarda tutti, ma solo quelle categorie per le quali ricorrano contemporaneamente alcune condizioni come:  un orario di lavoro che comporti la pausa pranzo, dipendenti addetti a un’unità produttiva e che questa si trovi in un’area che non consenta di fruire della pausa pranzo perché lontana da un luogo di ristorazione nel quale usare i buoni pasto.  

Al contrario, i buoni pasto Ticket Restaurant® sono molto più facili da utilizzare per i vantaggi organizzativi, fiscali e previdenziali che comportano.

I vantaggi dei buoni pasto rispetto all’indennità sostitutiva di mensa

Insieme alla loro marcata versatilità, i buoni pasto sono più vantaggiosi dell’indennità in busta paga anche sotto il profilo fiscale e previdenziale

Infatti, il regime di esenzione previsto per i buoni pasto ha condizioni meno stringenti di quelle stabilite per le indennità sostitutive di mensa come queste:

  • sono erogabili a tutti i lavoratori (generalità o categorie di essi), anche a coloro per i quali non è prevista la pausa pranzo o che non lavorano presso la sede di aziendali, come i lavoratori agili;
  • il limite di esenzione per i buoni pasto elettronici o digitali è decisamente più elevato rispetto a quello previsto per le indennità sostitutive di mensa, essendo pari a 8 euro giornalieri.

Al contrario, le indennità di mensa concorrono integralmente alla determinazione del reddito di lavoro dipendente (salvo le tassative ipotesi previste dall’art. 51, comma 2, lett. c), TUIR). La somma effettivamente attribuita al dipendente come indennità sostitutiva di mensa dovrà intendersi al netto delle trattenute operate dal datore di lavoro a titolo di IRPEF e di contributi previdenziali.

Non ci credi? Facciamo un esempio: supponiamo che, per sfruttare al massimo la deducibilità, eroghi ai tuoi dipendenti buoni pasto Ticket Restaurant® in formato elettronico del valore di 8 euro. I tuoi dipendenti ricevono esattamente 8 euro per ogni giornata lavorata, da utilizzare per la pausa pranzo o la spesa quotidiana. 

Nel caso di un’indennità sostitutiva di mensa di pari importo direttamente in busta paga, il valore concretamente ricevuto dal dipendente sarebbe, invece, al netto delle trattenute, di 4,92 euro.

È dimostrato, inoltre, che il valore percepito dei buoni pasto dai dipendenti è maggiore rispetto allo stesso importo che viene percepito in busta paga.

I costi per l’acquisto dei buoni pasto sono deducibili al 100% ai fini delle imposte dirette e l’IVA al 4% è interamente detraibile, senza alcuna eccezione.

Cosa significa? Con i buoni pasto, a differenza dell’indennità sostitutiva di mensa, il datore di lavoro può recuperare interamente i costi sostenuti per attribuire ai propri dipendenti un benefit importante come una prestazione di vitto. 

Specifichiamo, inoltre, che i buoni pasto possono essere gestiti in modo molto più flessibile, perché, se attribuiti volontariamente, ossia in assenza di un obbligo derivante dal contratto collettivo, non hanno vincoli di riacquisto e anche il valore facciale può essere rivisto in qualsiasi momento dal datore di lavoro.

L’indennità sostitutiva di mensa, costituendo una voce retributiva a tutti gli effetti, può essere soggetta a più vincoli in questo senso, anche nel caso di erogazione volontaria di parte del datore di lavoro.

I vantaggi non finiscono qui: i buoni pasto aumentano la fedeltà e le performance dei dipendenti nei riguardi dell’azienda, migliorano il clima aziendale e abbassano così il turn over del personale.

Poter usufruire dei buoni pasto consolida, quindi, il senso di responsabilità e accresce la motivazione personale garantendo benefici all’azienda stessa: i dipendenti vengono fidelizzati, diventano brand ambassador e in grado di influenzare positivamente l’immagine e la reputazione dell’azienda stessa.

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