I buoni pasto sono uno dei benefit più apprezzati da lavoratori e imprese. Tuttavia, quando un’azienda decide di introdurli, una delle prime domande che deve porsi è: a chi spettano i buoni pasto?

La risposta non riguarda soltanto i lavoratori che possono riceverli. Per implementare correttamente questo strumento, infatti, è necessario definire diversi aspetti: quali categorie di lavoratori coinvolgere, quali criteri utilizzare per l’assegnazione, quale importo riconoscere e se optare per buoni pasto cartacei o digitali.

Questa guida è pensata per aziende, imprenditori, professionisti e responsabili HR che vogliono comprendere come funzionano i buoni pasto, a chi possono essere assegnati e quali elementi considerare prima della loro introduzione.

Per le aziende, i buoni pasto rappresentano una soluzione semplice ed efficace per sostenere i lavoratori nella loro vita quotidiana. Uno strumento di integrazione al reddito che le persone potranno utilizzare dalla spesa, alla pausa pranzo, per food delivery, ordini online e take-away. Come sono i buoni pasto Ticket Restaurant® di Edenred; i più diffusi e utilizzati, disponibili con app, carta ricaricabile e voucher cartaceo.

Sempre più organizzazioni scelgono infatti di introdurli come alternativa alla mensa aziendale o come benefit aggiuntivo capace di aumentare il benessere delle persone, migliorare l’attrattività dell’azienda e offrire vantaggi fiscali, sia al datore di lavoro che ai dipendenti.

A ogni modo, è importante comprendere a chi possono essere assegnati, quando diventano obbligatori e quali criteri adottare per una gestione corretta ed efficace.

La normativa consente alle aziende di riconoscere i buoni pasto a una platea molto ampia di lavoratori. Non si tratta, infatti, di un benefit riservato esclusivamente ai dipendenti a tempo pieno.

In base alla disciplina vigente, i buoni pasto possono essere assegnati a:

• lavoratori dipendenti a tempo indeterminato;
• lavoratori dipendenti a tempo determinato;
• dipendenti full time;dipendenti part-time;
• lavoratori turnisti;
• apprendisti;
• stagisti e tirocinanti;
• collaboratori con rapporti di collaborazione non necessariamente subordinata;
• dipendenti pubblici, secondo le regole previste dal settore di appartenenza;
• lavoratori in smart working.

La normativa che regola i buoni pasto, contenuta nell’Allegato II.17 al D.Lgs. 36/2023, stabilisce che il beneficio può essere riconosciuto sia ai lavoratori subordinati, sia a coloro che intrattengono un rapporto di collaborazione con il soggetto che li eroga.

Dal punto di vista fiscale, i buoni pasto non concorrono alla formazione del reddito da lavoro dipendente o assimilato fino all’importo giornaliero previsto dalla normativa vigente. L’azienda può inoltre scegliere se adottare buoni pasto cartacei o digitali, tenendo conto delle diverse soglie di esenzione e delle esigenze organizzative interne.

Vuoi saperne di più sui vantaggi di Ticket Restaurant per la tua azienda? Parla con un nostro consulente, senza impegno.

No, i buoni pasto non sono obbligatori per legge per tutte le aziende.
Il fatto che una determinata categoria di lavoratori possa riceverli non significa che il datore di lavoro sia automaticamente tenuto a erogarli. Nella maggior parte dei casi, infatti, l’introduzione dei buoni pasto rappresenta una scelta aziendale.

Esistono, tuttavia, alcune situazioni nelle quali l’obbligo può derivare da specifiche disposizioni contrattuali o organizzative, per esempio quando:

• i buoni pasto sono previsti dal CCNL applicato;
• sono disciplinati da accordi di contrattazione collettiva;
• sono previsti da accordi aziendali;
• sono stati inseriti nel regolamento interno o nel contratto individuale di lavoro.

Al di fuori di questi casi, il datore di lavoro può decidere liberamente se introdurre il benefit, utilizzandolo come strumento di welfare aziendale e di valorizzazione delle persone.
Vediamo quindi come funziona l’assegnazione dei buoni pasto in dettaglio.

Vuoi approfondire il tema in modo più immediato? Guarda il video e scopri i passaggi principali nella nostra guida ai buoni pasto.

Quando l’azienda decide di dare i buoni pasto ai dipendenti deve stabilire regole di assegnazione chiare e trasparenti.

Non esiste, infatti, come accennavamo, l’obbligo di riconoscerli a tutti i lavoratori indistintamente. È possibile prevedere l’erogazione a tutta la popolazione aziendale oppure a specifiche categorie omogenee di lavoratori.

Tra gli elementi che normalmente vengono definiti rientrano:

• i destinatari del benefit;
• il numero di buoni assegnabili;
• il valore del buono pasto;
• la tipologia scelta (cartacea o digitale);
• le giornate che danno diritto all’assegnazione.

Definire una policy aziendale chiara permette di gestire il benefit in modo uniforme, ridurre eventuali dubbi interpretativi e garantire un trattamento coerente tra i lavoratori.

Le modalità di assegnazione dei buoni pasto possono variare in funzione dell’organizzazione del lavoro e delle categorie di lavoratori coinvolte. Per questo motivo è utile distinguere le principali situazioni come vediamo di seguito.

I dipendenti full time rappresentano la categoria che più frequentemente beneficia dei buoni pasto. Nella maggior parte delle aziende vengono riconosciuti per ogni giornata effettivamente lavorata, secondo quanto previsto dalla policy aziendale o dagli accordi applicabili.

Anche i lavoratori part-time possono ricevere i buoni pasto.
L’Agenzia delle Entrate ha chiarito che l’assegnazione è svincolata dalle modalità di svolgimento dell’attività lavorativa e dall’articolazione dell’orario di lavoro. Ciò significa che il buono pasto può essere riconosciuto anche ai dipendenti il cui contratto non preveda una tradizionale pausa pranzo.

Questo orientamento, già espresso nella Risoluzione n. 118/E del 2006, è stato confermato dalla risposta all’interpello n. 123/2021.

Anche i lavoratori turnisti possono beneficiare dei buoni pasto.
L’assegnazione dipende dalle regole definite dall’azienda, dagli accordi collettivi applicati e dall’organizzazione dei turni di lavoro. In presenza dei requisiti previsti, il lavoratore turnista può ricevere il benefit alle stesse condizioni degli altri dipendenti.

Si possono riconoscere i buoni pasto anche a figure che si trovano nelle prime fasi del proprio percorso professionale, contribuendo, così, a migliorare il loro potere d’acquisto e il benessere durante la giornata lavorativa.
Vediamo in quali casi.

L’apprendistato è un contratto di lavoro subordinato, finalizzato alla formazione e all’occupazione giovanile, disciplinato dal Decreto Legislativo 15 giugno 2015, n. 81.

Qualora l’azienda decida di assegnare i buoni pasto anche agli apprendisti, questi possono beneficiare dello stesso trattamento fiscale agevolato previsto per gli altri lavoratori dipendenti.

Anche stagisti e tirocinanti possono essere destinatari dei buoni pasto.

Le somme corrisposte a titolo di indennità per i tirocini formativi costituiscono, infatti, redditi assimilati a quelli di lavoro dipendente. Per questo motivo il tirocinante può beneficiare del regime agevolato previsto dalla normativa sui buoni pasto, come chiarito dall’Agenzia delle Entrate con il Principio di diritto n. 6/2019.

Molte aziende scelgono, inoltre, di includere i buoni pasto tra i benefit previsti per gli stage, insieme al rimborso spese.

Lo smart working è ormai una modalità di lavoro strutturale per molte organizzazioni. Per questo motivo, una delle domande più frequenti tra aziende e lavoratori riguarda la possibilità di continuare a ricevere i buoni pasto anche durante le giornate lavorate da remoto.

L’Agenzia delle Entrate ha chiarito che i buoni pasto possono essere riconosciuti indipendentemente dalle modalità di svolgimento della prestazione lavorativa. L’azienda può quindi scegliere di attribuire i buoni pasto ai dipendenti in smart working, mantenendo lo stesso regime fiscale agevolato previsto per il lavoro svolto in presenza.

L’assegnazione resta comunque legata alle giornate effettivamente lavorate e alle regole stabilite dalla policy aziendale.

Anche i dipendenti pubblici possono beneficiare dei buoni pasto, ma secondo regole specifiche definite dai contratti collettivi del pubblico impiego.

In generale, gli enti possono istituire un servizio mensa oppure riconoscere buoni pasto sostitutivi, compatibilmente con le risorse disponibili e con la propria organizzazione interna.

Le condizioni di accesso possono differire rispetto al settore privato e dipendono dalle disposizioni contenute nei singoli contratti collettivi applicati. Per questo motivo è importante verificare sempre le regole previste dall’amministrazione di appartenenza.

Per approfondire il tema e conoscere gli altri strumenti disponibili per il benessere del personale della Pubblica Amministrazione, consulta la nostra guida dedicata al welfare per dipendenti pubblici.

Fin qui abbiamo detto chi ha diritto ai buoni pasto Ticket Restaurant®, ma quando invece non sono previsti?
I buoni pasto sono destinati a supportare il lavoratore durante le giornate di effettiva attività lavorativa.

Per questo motivo, il regime fiscale agevolato, previsto dall’articolo 51 del TUIR, si applica esclusivamente quando il beneficio viene riconosciuto in relazione a giornate lavorate.

In linea generale, il buono pasto non spetta durante:

• ferie;
• malattia;
• aspettativa;
• permessi che coprono l’intera giornata;
• giornate di cassa integrazione;
• giornate di sciopero.

Qualora l’azienda decidesse comunque di erogare i buoni pasto in queste circostanze, il beneficio perderebbe il trattamento fiscale agevolato e concorrerebbe alla formazione del reddito da lavoro dipendente.

Quando un’azienda decide di introdurre i buoni pasto, una delle prime scelte da compiere riguarda il formato: cartaceo oppure digitale.

Entrambe le soluzioni consentono di offrire un benefit apprezzato dai lavoratori e disciplinato dalla stessa normativa. Esistono, però, alcune differenze importanti sia dal punto di vista operativo sia dal punto di vista fiscale.

I buoni pasto cartacei sono ancora utilizzati da molte realtà, ma richiedono una gestione più tradizionale e prevedono una soglia di esenzione fiscale inferiore.

I buoni pasto digitali, invece, possono essere utilizzati tramite carta ricaricabile o app, come l’app Edenred, risultano più semplici da gestire e consentono di beneficiare di una soglia di esenzione più elevata.

In particolare, dal 2026:

• i buoni pasto cartacei sono esenti fino a 4 euro al giorno;
• i buoni pasto elettronici sono esenti fino a 10 euro al giorno. 

Per questo motivo sempre più aziende scelgono il formato digitale, che permette di massimizzare il valore riconosciuto ai dipendenti e di semplificare la gestione amministrativa.

I buoni pasto rappresentano uno degli strumenti di welfare aziendale più efficienti dal punto di vista fiscale.

Per i dipendenti, il valore del buono pasto entro le soglie previste dalla normativa non concorre alla formazione del reddito da lavoro dipendente.

Per le aziende, invece, i costi sostenuti per l’acquisto dei buoni pasto sono generalmente deducibili secondo la normativa fiscale vigente e consentono di offrire un benefit concreto, senza incidere in modo significativo sul costo del lavoro.

L’aumento della soglia di esenzione per i buoni pasto elettronici, introdotto dalla Legge di Bilancio 2026, rende oggi il formato digitale particolarmente vantaggioso per entrambe le parti.

Infine, come introdurre i buoni pasto in azienda?
L’assegnazione dei buoni pasto richiede una valutazione preliminare che tenga conto dell’organizzazione aziendale, delle esigenze dei lavoratori e delle eventuali previsioni contenute nel contratto collettivo applicato.

Per procedere in modo corretto è consigliabile:

• verificare eventuali disposizioni previste dal CCNL;
• individuare i lavoratori o le categorie omogenee di lavoratori destinatari del benefit;
• definire il valore del buono pasto;
• scegliere tra formato cartaceo o digitale;
• stabilire i criteri di assegnazione;
• individuare il provider più adatto alle esigenze dell’azienda;
• informare i lavoratori sulle modalità di utilizzo e sulle regole applicabili;
• monitorare periodicamente l’efficacia della misura all’interno delle politiche di welfare aziendale. 

Una policy chiara consente di garantire equità tra i dipendenti, semplificare la gestione amministrativa e valorizzare i vantaggi fiscali previsti dalla normativa.

Vuoi saperne di più sui buoni pasto e come aumentano il potere d’acquisto dei tuoi dipendenti?