Welfare aziendale per PMI e piccole imprese: come partire anche con pochi dipendenti

Il welfare aziendale, a differenza di quello che comunemente si pensa, non è più uno strumento riservato solo alle grandi aziende. Anche PMI, microimprese, startup e realtà con pochi dipendenti possono introdurre benefit utili, sostenibili e semplici da gestire, partendo da soluzioni concrete come buoni pasto, fringe benefit, buoni acquisto e soluzioni di welfare.

Per chi appartiene al mondo delle PMI – che in Italia, lo ricordiamo sono oltre 200.000 – la differenza, rispetto alle grandi aziende, consiste nel creare un piano welfare proporzionato alle dimensioni, ai bisogni reali delle persone e al budget disponibile.
Per una piccola impresa, infatti, anche un benefit essenziale può avere un impatto molto percepibile sulla soddisfazione, sulla fidelizzazione e sul potere d’acquisto dei dipendenti.
Scopriamo di più in questo articolo dedicato proprio al welfare aziendale per le PMI.

Il welfare aziendale è l’insieme di iniziative, beni e servizi che un’azienda può mettere a disposizione dei propri dipendenti per rispondere a bisogni concreti: dalla pausa pranzo alla cura della famiglia, dal sostegno al reddito alla salute, dalla formazione alla mobilità.

Nel caso di PMI e micro imprese, il welfare aziendale può essere pensato in modo diverso rispetto ai modelli delle grandi aziende. Bisogna quindi mettere da parte l’idea di complessità legata ai piani welfare, con molte aree di intervento e una gestione complicata e capire che si può iniziare anche da pochi strumenti, purché davvero utili per le persone a cui si rivolgono.

Una piccola azienda, con meno di 10 dipendenti, può per esempio avviare un primo servizio di welfare aziendale introducendo i buoni pasto come Ticket Restaurant® per sostenere le spese quotidiane e la pausa pranzo delle persone. Oppure può scegliere i buoni acquisto (che rientrano tra i fringe benefit) per offrire maggiore flessibilità e sostenere il potere d’acquisto.

In seguito, se lo ritiene, può anche valutare di adottare una piattaforma welfare digitale, utile per centralizzare la gestione dei benefit e lasciare più autonomia ai lavoratori nella scelta dei servizi.

Il welfare aziendale per PMI comprende, quindi, beni, servizi e benefit messi a disposizione dei dipendenti per migliorare benessere e qualità della vita.

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Nelle aziende con pochi dipendenti, il welfare aziendale può avere un impatto particolarmente evidente, più di quanto si creda. E questo perché all’interno delle piccole imprese il rapporto tra le persone è molto più diretto, immediato e ciò fa sì che sia facile intercettare i bisogni dei lavoratori e delle lavoratrici.

Un benefit essenziale come il buono pasto, per esempio, può essere percepito come un segnale di grande attenzione e un supporto alla spesa in un momento in cui l’inflazione continua a correre. 

Ma non solo: per una PMI, introdurre strumenti di welfare aziendale può aiutare a:

• sostenere il potere d’acquisto dei dipendenti;
• migliorare il clima aziendale;
• aumentare il senso di appartenenza;
• fidelizzare collaboratori e lavoratori;
• rafforzare l’attrattività dell’azienda;
• offrire benefit utili senza intervenire solo sulla retribuzione monetaria;
• rendere più competitiva la proposta aziendale anche rispetto ad aziende più grandi.

Tutti aspetti che una piccola impresa non può trascurare visto che compete quotidianamente con aziende grandi e “blasonate” per attrarre e trattenere talenti, e spesso senza avere le stesse risorse economiche e organizzative delle grandi organizzazioni

Negli ultimi anni, peraltro, il welfare aziendale è diventato sempre più centrale per le piccole e medie imprese. A dirlo il Rapporto Welfare Index PMI 2024 secondo cui il 75% delle imprese analizzate ha raggiunto un livello almeno medio di welfare aziendale. Le imprese con un livello alto o molto alto di welfare sono passate dal 10,3% del 2016 al 33,3% del 2024. Il rapporto segnala inoltre che anche tra le imprese con meno di dieci addetti più del 20% raggiunge un livello elevato di iniziativa.

A confermare il ruolo sempre più strategico del welfare per le PMI sono anche i dati del Corporate Welfare Lab, l’osservatorio nato dalla collaborazione tra Luiss Business School ed Edenred Italia.

Secondo il rapporto, nelle piccole imprese tra i 10 e i 49 dipendenti, le aziende con un piano welfare strutturato registrano un fatturato medio di 6,5 milioni di euro, contro i 5,1 milioni delle aziende senza welfare: un differenziale positivo del 26,7%.

Il divario è ancora più evidente nelle medie imprese, 50-249 dipendenti: le aziende con welfare strutturato raggiungono ricavi medi per 33,9 milioni di euro, contro i 26,1 milioni delle imprese prive di welfare, con un surplus di 7,8 milioni di euro, pari al 29,8%.

Dall’ultimo Osservatorio Welfare Edenred 2026, inoltre, emerge che i fringe benefit sono la prima voce della spesa welfare, con il 55,1% del totale utilizzato. Seguono l’area ricreativa, al 21,7%, e i rimborsi istruzione, al 13,1%.
Questi dati mostrano un welfare sempre più orientato a bisogni immediati, ricorrenti e facilmente riconoscibili e come il welfare aziendale non sia solo uno strumento di benessere, ma anche una leva di competitività che contribuisce a migliorare attrattività, retention e performance aziendale.

Naturalmente, le aziende più grandi hanno spesso più risorse, più strumenti e figure HR dedicate. 

Se da un lato il welfare aziendale è sempre più diffuso anche tra le PMI, dall’altro per molte piccole imprese restano alcuni ostacoli concreti.

Tra questi ci sono: il budget limitato, la mancanza di un reparto HR strutturato, poco tempo da dedicare alla progettazione. Così come spesso si conosce poco la normativa sul welfare, si hanno dubbi sui vantaggi fiscali oppure non si sa da quale benefit partire. Senza contare che, tra i timori più ricorrenti, c’è quello di introdurre strumenti troppo complessi o che le persone nella realtà utilizzino poco i benefit messi a disposizione.

Sono dubbi più che leciti, soprattutto per aziende che non hanno mai attivato un piano welfare e che hanno poche risorse a disposizione. Per questo è utile partire da soluzioni semplici, facilmente comunicabili e ad alto valore percepito. 

Un piano welfare per PMI può essere costruito per gradi, partendo dai bisogni più immediati e dagli strumenti più semplici da gestire con l’aiuto di un consulente dedicato.

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Le soluzioni di welfare aziendale più adatte a una PMI sono, come abbiamo accennato, quelle che combinano utilità per i dipendenti, semplicità di gestione per l’azienda e sostenibilità economica.

Tra le opzioni più interessanti ci sono: buoni pasto, buoni acquisto, fringe benefit, piattaforme welfare digitali e servizi dedicati a salute, famiglia, formazione e mobilità.

I buoni pasto sono una delle soluzioni più immediate per una piccola impresa, perché rispondono a un bisogno quotidiano: sostenere le spese per il pranzo e, nei limiti previsti, anche per la spesa alimentare. Si possono usare nei bar, supermercati (discount compresi), ristoranti, fast food e tanto altro ancora (scopri come e dove spendere i buoni pasto).

Per esempio, Ticket Restaurant® è il buono pasto più diffuso e accettato, adatto ad ogni occasione: dalla colazione alla spesa, dalla pausa pranzo alla cena, in bar, ristoranti, pizzerie, supermercati e discount, locali di quartiere, ma anche per il food delivery, ordini online e take-away. 

I buoni pasto sono adatti anche alle aziende con pochi dipendenti perché non richiedono una mensa aziendale, sono semplici da gestire e hanno un valore concreto nella vita di tutti i giorni.

Inoltre, per i buoni pasto digitali (o elettronici) a partire dall’1° gennaio 2026 c’è un’importante novità: la soglia di esenzione dei buoni pasto digitali (o elettronici) è fino a 10 euro al giorno, mentre per i buoni pasto cartacei resta fino a 4 euro al giorno.

I fringe benefit sono strumenti flessibili, utili per sostenere il potere d’acquisto dei dipendenti e rispondere a esigenze diverse. Si tratta di beni e servizi offerti dal datore di lavoro in aggiunta alla retribuzione (come dice la parola “fringe”). Possono includere, per esempio, buoni acquisto, beni aziendali, servizi o rimborsi ammessi dalla normativa.

I buoni acquisto, come i Buoni Acquisto Edenred, sono l’ideale per una microimpresa perché danno la possibilità a chi li riceve di utilizzarli per la propria casa, la famiglia, il benessere, la spesa alimentare e, in generale, per lo shopping legato ad abbigliamento, calzature, sport, libri, elettronica e tanto altro. 

Per il triennio 2025-2027, le soglie di esenzione fiscale dei fringe benefit sono pari a 1.000 euro per tutti i dipendenti e a 2.000 euro per i lavoratori con figli fiscalmente a carico, secondo quanto previsto dalla normativa vigente.
Come si può desumere, sono strumenti particolarmente utili perché permettono di offrire un sostegno concreto senza dover costruire subito un piano welfare complesso.

Una piattaforma welfare digitale consente di gestire in modo più semplice benefit, servizi e iniziative messi a disposizione dei dipendenti.

Per una PMI, il vantaggio principale è la semplificazione. L’azienda può centralizzare la gestione, ridurre il carico amministrativo e offrire ai dipendenti un accesso più immediato alle soluzioni disponibili.
La piattaforma welfare può essere la soluzione ideale quando un’azienda vuole passare da singoli benefit a un piano più strutturato, lasciando alle persone maggiore autonomia nella scelta dei servizi più adatti alle proprie esigenze.

Oltre ai benefit più immediati, una PMI può introdurre gradualmente servizi legati a salute, famiglia, formazione e mobilità.

Per esempio, può valutare coperture sanitarie integrative, servizi di assistenza per i familiari, contributi per l’istruzione, percorsi di formazione, soluzioni per il trasporto pubblico o iniziative dedicate alla conciliazione vita-lavoro.

Si tratta di servizi adatti a un’azienda che voglia costruire un welfare più strutturato, capace di rispondere a bisogni diversi in base all’età, alla situazione familiare, al ruolo e allo stile di vita delle persone.

Alla luce di quanto abbiamo appena detto, il welfare aziendale può generare un valore significativo anche per realtà di piccole dimensioni.
Considerando un’azienda che riconosca a lavoratori e lavoratrici buoni pasto digitali (o elettronici) da 10 euro per 22 giornate lavorative al mese, il dipendente può ricevere fino a 2.500 euro l’anno in buoni pasto.

A questi si possono aggiungere i già citati buoni acquisto, in quanto fringe benefit che sono esentasse fino a 1.000 euro per la generalità dei dipendenti e fino a 2.000 euro per chi ha figli fiscalmente a carico.

Nei casi in cui l’azienda scegliesse queste due soluzioni (100% deducibili per una PMI), il beneficio complessivo per il dipendente può arrivare fino a 4.500 euro l’anno, sotto forma di strumenti welfare utili per spese quotidiane, pausa pranzo, acquisti e bisogni familiari.

Quando non si sa come partire, i buoni pasto possono essere il primo passo verso il welfare aziendale.

Questo perché sono uno strumento conosciuto, diffuso concreto e facile da comprendere. Chi lo riceve ne percepisce subito il valore perché può usarli nella vita quotidiana, mentre l’azienda può introdurli senza dover gestire una mensa interna o un piano welfare articolato.

I buoni pasto sono ideali anche per aziende con pochi dipendenti e possono adattarsi a diversi modelli organizzativi, come lavoro in presenza, lavoro ibrido e lavoro da remoto, sempre nel rispetto delle policy aziendali e delle regole previste. Come, peraltro, è emerso dall’Osservatorio Welfare Edenred 2026, il 70% dei dipendenti intervistati ritiene i buoni pasto adattabili alle forme di lavoro flessibile; tra gli HR manager il dato è al 71%.

Per una microimpresa o una startup, può essere utile iniziare con pochi strumenti ad alto valore percepito. Per una PMI più strutturata, invece, può avere senso progettare un piano welfare più ampio, integrando benefit quotidiani e servizi personalizzati.

Uno degli aspetti più importanti del welfare aziendale per le PMI riguarda il trattamento fiscale.

Alcuni benefit possono godere di un regime agevolato, se rispettano requisiti, limiti e modalità di erogazione previsti dalla normativa. Questo vale, con regole diverse, per strumenti come buoni pasto, fringe benefit, servizi di welfare e flexible benefit.

È importante però distinguere bene le diverse categorie. I buoni pasto, per esempio, hanno una disciplina specifica e non vanno confusi con i fringe benefit. Anche i fringe benefit seguono regole proprie, con soglie di esenzione e condizioni da rispettare.

Per una PMI, il vantaggio, come abbiamo visto, non è soltanto fiscale ma può fare la differenza dal punto di vista della relazione con le persone, della reputazione e rendere più efficace la gestione delle risorse umane.

Per costruire un piano welfare efficace all’interno di una PMI serve seguire un percorso chiaro, in 5 passi.

Bisogna partire con il capire quali benefit possono davvero essere utili per le persone. In una piccola azienda, conoscere le esigenze delle persone può essere anche più semplice rispetto a una grande realtà.

Oltre che survey interne, si possono organizzare momenti di confronto dal vivo, chiacchiere informali davanti alla macchinetta del caffè oppure approfittare di momenti come le trasferte per parlare a tu per tu con le varie persone. 
Nelle piccole realtà, lo sappiamo, le possibilità di parlarsi dal vivo sono più frequenti, quel che conta è raccogliere in maniera organizzata tutte queste informazioni in modo da poter partire con una base solida e definita.

Prima di scegliere gli strumenti, è fondamentale stabilire quanto si vuole investire e quali obiettivi si vogliono raggiungere: sostenere il potere d’acquisto, migliorare la retention, aumentare il benessere, rafforzare l’attrattività dell’azienda o semplificare la gestione dei benefit.

Una PMI dovrebbe partire da soluzioni facili da usare e da comunicare. Buoni pasto, buoni acquisto e altri fringe benefit possono essere un primo punto di partenza perché hanno un valore immediato e sono comprensibili per tutti.

La gestione digitale può aiutare anche le piccole imprese a rendere il welfare più semplice. Una piattaforma dedicata permette di centralizzare le attività, monitorare l’utilizzo dei benefit e offrire maggiore autonomia ai dipendenti.

Un benefit funziona davvero solo se le persone lo conoscono, lo capiscono e lo usano. Ecco perché è importante spiegare in modo chiaro quali soluzioni sono disponibili, come funzionano e qual è il loro valore concreto.
A confermarlo anche l’Osservatorio Welfare Edenred 2026 nel quale emerge che solo il 51% dei dipendenti si sente informato sulle soluzioni di welfare aziendale. La quota sale al 68% tra chi lavora in aziende con un piano welfare, mentre scende al 40% tra chi non ne beneficia.
Inoltre, il 73% dei dipendenti afferma che il welfare funziona davvero solo se è immediato da capire e facile da usare, mentre il 61% segnala il rischio di piani ricchi ma sottoutilizzati. 

Un percorso chiaro, come quello appena descritto, aiuta a evitare alcuni errori frequenti quando si tratta di welfare aziendale e PMI. Come per esempio: copiare i modelli di altre aziende, scegliere benefit che contano poco per i dipendenti, iniziare con troppe soluzioni ecc…

In questo un grande aiuto può venire da un consulente che ti affiancherà passo dopo passo per capire cosa è più adatto a te.